منسق المبيعات – Sales Coordinator

نسق المبيعات – Sales Coordinator

الهدف العام للوظيفة

ضمان التنسيق الفعّال بين إدارة المبيعات والإدارات الداعمة (المالية، العمليات، خدمة العملاء، التسويق) لتسهيل سير عمليات البيع من مرحلة العرض وحتى التحصيل، بما يضمن تحقيق الأهداف البيعية بدقة وكفاءة.

⸻ المهام والمسؤوليات التفصيلية

أولًا: مهام التنسيق الداخلي

1. تنسيق العمل اليومي بين موظفي المبيعات، والمشرفين، والإدارات الأخرى.

2. متابعة تنفيذ الطلبات من لحظة إدخالها في النظام حتى تسليم الخدمة للعميل.

3. التأكد من توفر المعلومات الكاملة عن الخدمات والأسعار قبل إرسالها للعملاء.

4. إعداد تقارير دورية عن حالة الطلبات والمبيعات النشطة والمنجزة.

5. مراجعة الفواتير وسندات الاستلام بالتنسيق مع قسم المالية لضمان دقة البيانات.

6. حفظ وأرشفة جميع العقود والعروض والفواتير في النظام الإلكتروني.

7. التنسيق مع إدارة العمليات الإلكترونية لتصحيح أو تحديث بيانات الخدمات في النظام عند الحاجة.

⸻

ثانيًا: مهام دعم المبيعات

1. تجهيز العروض السعرية والعقود بالتنسيق مع البائع أو مدير القسم.

2. الرد على استفسارات العملاء المتعلقة بالأسعار، الخدمات، والمواعيد.

3. المساعدة في إدخال بيانات العملاء في النظام والتحقق من صحتها.

4. إعداد نموذج توزيع المبيعات أو العمولات وفق نظام المحافظ الإلكترونية.

5. دعم مشرف المبيعات في تتبع التارجت الشهري وتحليل نسب الإنجاز.

6. تنسيق اجتماعات فرق المبيعات وجدولتها، وتدوين محاضر الاجتماعات.

7. إعداد عروض PowerPoint وتقارير Excel الدورية لعرض الأداء على الإدارة.

⸻

ثالثًا: مهام خدمة العملاء والمتابعة

1. استقبال ملاحظات العملاء بعد تنفيذ الخدمة وتحويلها إلى نظام الملاحظات.

2. متابعة رضا العملاء وإعداد تقارير التغذية الراجعة.

3. التواصل مع العملاء بشأن تحديثات الطلب أو أي نقص في المستندات المطلوبة.

4. التأكد من تسليم العقود والفواتير النهائية للعميل في المواعيد المحددة.

5. دعم فرق التحصيل المالي بالتنسيق حول حالات العملاء غير المسددين.

⸻

رابعًا: مهام التقارير والإحصاءات

1. إعداد تقرير أسبوعي وشهري يوضح:

• عدد الطلبات الجديدة والمنجزة.
• نسبة تحقيق التارجت لكل بائع.
• أبرز الخدمات المطلوبة أو المتعثرة.
• الملاحظات المتكررة للعملاء.

2. تحليل بيانات المبيعات لإعداد تقارير تحسين الأداء.

3. رفع تقارير دورية لرئيس قسم المبيعات أو المدير التنفيذي.

⸻

خامسًا: مهام التطوير والتحسين المستمر

1. اقتراح حلول لتحسين تجربة العملاء وآلية سير المبيعات.

2. المساهمة في تحديث دليل الخدمات والعروض داخل النظام.

3. المشاركة في إعداد قوالب المراسلات والعروض الموحدة.

4. حضور الدورات والاجتماعات التطويرية الدورية لتحسين الأداء.

⸻

الصلاحيات

• صلاحية الاطلاع والتعديل على بيانات المبيعات والعروض.
• صلاحية إرسال العروض والمراسلات للعملاء.
• صلاحية رفع تقارير الأداء للإدارة.
• لا يحق له اعتماد الفواتير أو توقيع العقود النهائية إلا بتفويض رسمي.

مؤشرات الأداء (KPIs)

المؤشر طريقة القياس الهدف

دقة إدخال بيانات الطلبات نسبة الأخطاء الشهرية أقل من 2%

سرعة معالجة الطلب متوسط زمن المعالجة خلال 24 ساعة

نسبة رضا العملاء من نماذج التقييم 90% فأعلى

التزام رفع التقارير عدد التقارير الشهرية المرسلة 100%

دعم تحقيق التارجت نسبة إنجاز المبيعات الشهرية 95% من الهدف

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل ولباقة عالية.
• إجادة استخدام برامج المبيعات وCRM وExcel.
• سرعة في إدخال البيانات ودقة في المتابعة.
• قدرة على العمل تحت ضغط وتنظيم الأولويات.
• معرفة جيدة بآليات التحصيل والعقود والفواتير.

⸻

نوع الوظيفة: دوام كامل

الراتب المدفوع: E£١٥٬٠٠٠٫٠٠ لكل شهر