Administrative Associate

الغرض من الوظيفة:

يقوم الإداري المساعد بتقديم دعم إداري ومكتبي أساسي في أحد المكاتب القيادية في الجامعة لضمان سير العمليات اليومية للقسم بكفاءة.

ويتولى هذا الدور إدارة الفريق، وتنسيق المواعيد والاتصالات، وتسجيل محاضر الإجتماعات وإعداد الخطابات والوثائق باللغتين العربية والإنجليزية، ودعم العمليات الداخلية بما يساهم في انسيابية سير العمل وتنفيذ المهام في الوقت المناسب.

المسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات وإعداد الوثائق والأرشفة وإستقبال المراجعين والرد على الاستفسارات لضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم.
2. تنسيق الجداول وتنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال، والمحاضر، وإجراءات المتابعة بحسب الحاجة.
3. الحفاظ على سجلات منظمة وقواعد بيانات وملفات مشتركة لضمان سهولة ودقة استرجاع المعلومات.
4. التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والطلبات الداخلية.
5. طباعة جميع الخطابات الصادرة ومتابعة تصديرها للوحدات المعنية.
6. دعم تنسيق الجوانب اللوجستية مثل حجز القاعات والتحضير للفعاليات.
7. إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والوثائق الرسمية بما يتوافق مع معايير الجهة.
8. المساعدة في طلبات المشتريات، ومعالجة الفواتير، وإدخال البيانات الأساسية عند الحاجة.
9. ضمان السرية وحسن التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة.
10. تقديم الدعم لأعضاء الفريق والمساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتعزيز الكفاءة.
11. تنفيذ ما يكلف به من أعمال أخرى داخل نطاق العمل.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو أي مجال ذي صلة.
2. خبرة لا تقل عن 3سنوات في نفس المجال.
3. إجادة تامة للغة الإنجليزية قراءةً وكتابةً وتحدثًا.
4. إتقان مهارات الحاسب الآلي والتعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس.
5. امتلاك سمات شخصية ومهارات تواصل متميزة.
6. القدرة على إدارة الفريق والوقت وتنظيم المهام والعمل تحت الضغط بكفاءة.