Celebrity & VIP Coordinator- Abu Dhabi

ABOUT US

YKONE is an international influencer marketing group, with a strong presence in Abu Dhabi, playing an active role in shaping how Abu Dhabi is experienced and represented to the world.

Working closely with partners such as Experience Abu Dhabi, we develop and execute influencer-led campaigns that bring Abu Dhabi’s culture, experiences, and offerings to life for global audiences. From curated itineraries to large-scale content productions, our work focuses on showcasing the diversity of the destination through authentic storytelling.

Combining creative expertise with a data-driven approach, YKONE collaborates with leading brands across travel, luxury, and lifestyle to drive visibility and engagement for Abu Dhabi worldwide.

Headquartered in Paris, YKONE has offices in Milan, Dubai, Berlin, Munich, Abu Dhabi, Geneva, Miami, Riyadh, Hong Kong, Shanghai, Doha and Las Vegas.

YOUR MISSION

The mission of the Celebrity & VIP Coordinator is to orchestrate world-class travel, hospitality and on-the-ground experiences for celebrities and VIPs in Abu Dhabi. Through meticulous planning, proactive relationship management and flawless execution, this role ensures every talent journey is seamlessly managed from arrival to departure, delivering exceptional experiences that elevate client satisfaction, strengthen strategic partnerships and contribute to the success of YKONE’s clients and projects.

The Coordinator will report to the Director of Celebrities & VIPs and join the Abu Dhabi team.

ROLE RESPONSIBILITIES

• Celebrity & VIP Management : Lead the identification, casting and vetting of celebrity and VIP profiles aligned with client objectives and event briefs. Contribute to campaign strategy through talent research, cultural insights, competitive benchmarking, case studies, digital trend analysis and social listening. Build and nurture relationships with talent, agents and managers, maintain accurate CRM records, capture talent preferences and insights, and oversee contracted content approvals and delivery.
• Project & Client Management: Support day-to-day client relationships through proactive communication and follow-up. Ensure accurate project tracking and reporting across internal platforms, coordinate cross-functional teams, and maintain rigorous organization of project documentation, reporting tools and shared drives.
• Travel, Logistics & Hospitality : Manage end-to-end travel and hospitality operations for celebrity and VIP events and activations, including itineraries, flights, accommodation, transportation, security, bespoke experiences and gifting. Coordinate seamlessly with clients, talent teams and external partners to deliver flawless execution. Monitor travel-related budgets and expenses to ensure alignment with approved financial frameworks.
• Hosting & Event Execution: Act as the primary on-site contact for hosting celebrities and VIPs during events and activations, ensuring a seamless and elevated experience. Anticipate talent needs, manage real-time issues and strengthen long-term relationships through exceptional service and professionalism.

WORK EXPERIENCE & EDUCATION

• 2-4 years of experience in hospitality
• Proven experience managing celebrity, VIP or high-profile talent engagements, including travel planning, logistics coordination and on-site hosting.
• Demonstrated ability to manage multiple projects simultaneously in a fast-paced agency, brand, hospitality or client-service environment.
• Strong understanding of social media platforms, celebrity and influencer marketing, and digital content partnerships.
• Flexible and available to provide on-site support during events, activations and talent engagements, including occasional travel and non-standard

YOUR SKILLS

• Fluent in English and one other language (preference for Arabic speaker). Preference will be given to UAE National candidates (due to government related client).
• Highly organized, detail-oriented and an excellent communicator.
• Strong problem-solving skills with the ability to handle challenges and resolve issues effectively.
• Solid understanding of the entertainment, media, marketing and celebrity landscape.
• Flexible with working hours, experienced working across time zones, and flexibility for frequent on-site support
• Comfortable working in international environments, with strong familiarity with Abu Dhabi
• Thrives in fast-paced environments, remains calm under pressure, manages multiple priorities and approaches challenges with a solutions-oriented mindset.
• Professional, discreet and positive, with the ability to handle confidential information.
• Proficient in Google Workspace, Salesforce, TravelPerk, DocuSign and related business tools.

THE OPPORTUNITY

• Full time contract
• Position based in Abu Dhabi
• Four days a week in office or on site

If you meet the qualifications and are interested in this exciting opportunity, please submit your resume to leah@ykone.com.

We look forward to hearing from you!

منسق/ة المشاهير وكبار الشخصيات – أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة

نبذة عنا

YKONE هي مجموعة عالمية رائدة في مجال التسويق عبر المؤثرين، تجمع بين الإبداع والاعتماد على البيانات. منذ عام 2008، نساعد أبرز العلامات التجارية العالمية في قطاعات السفر، والأزياء، والرفاهية، على التواصل مع الفئات التي تسعى إلى الوصول إليها والتأثير فيها من خلال قصص مبتكرة يقدمها مؤثرون وصناع محتوى يتمتعون بحضور وتأثير قوي

تشمل قائمة عملائنا علامات تجارية عالمية مثل Nespresso , Boss , Clarins Group , TAG Heuer , Estée Lauder Group , Chopard , Prada , Shiseido، بالإضافة إلى عدد من الهيئات والمكاتب السياحية الرائدة حول العالم، بما في ذلك Visit Abu Dhabi , Visit Turkey, Visit the USA وغيرها

وبصفتها مؤسسة عالمية، تلتزم YKONE بمبادئ المسؤولية المهنية من خلال التركيز على رضا العملاء، وتعزيز التنوع والشمول، ودعم الوعي البيئي، وقياس البصمة الكربونية

يقع المقر الرئيسي للمجموعة في باريس، ولدينا مكاتب في ميلان، دبي، برلين، ميونخ، أبوظبي، جنيف، الرياض، هونغ كونغ، شنغهاي، ولاس فيغاس

المهام الرئيسية

تتمثل مهمة منسق/ة المشاهير وكبار الشخصيات في تنظيم تجارب سفر وضيافة وتجارب ميدانية عالمية المستوى للمشاهير وكبار الشخصيات في أبوظبي

من خلال التخطيط الدقيق، وإدارة العلاقات بشكل استباقي، والتنفيذ الاحترافي، يضمن هذا الدور إدارة رحلة كل شخصية بسلاسة من لحظة الوصول وحتى المغادرة، مع تقديم تجارب استثنائية تعزز رضا العملاء، وتقوي الشراكات الاستراتيجية، وتساهم في نجاح مشاريع وعملاء YKONE

سيكون المنصب تحت إشراف مدير المشاهير وكبار الشخصيات ضمن فريق أبوظبي

المسؤوليات:

إدارة المشاهير وكبار الشخصيات

قيادة عمليات تحديد واختيار وتقييم المشاهير وكبار الشخصيات بما يتماشى مع أهداف العملاء ومتطلبات المشاريع والفعاليات، والمساهمة في تطوير استراتيجيات الحملات من خلال أبحاث المشاهير وكبار الشخصيات، والرؤى الثقافية، وتحليل المنافسين، ودراسات الحالة، وتحليل التوجهات الرقمية ومتابعة النقاشات والاتجاهات عبر المنصات الرقمية. يشمل ذلك بناء وتطوير العلاقات مع المشاهير وكبار الشخصيات ووكلائهم ومديري أعمالهم، والمحافظة على سجلات CRM دقيقة ومحدثة، وتوثيق تفضيلاتهم والمعلومات ذات الصلة، بالإضافة إلى الإشراف على عمليات مراجعة واعتماد وتسليم المحتوى المتفق عليه تعاقدياً

إدارة المشاريع والعملاء

دعم العلاقات اليومية مع العملاء من خلال التواصل والمتابعة المستمرة، وضمان دقة متابعة المشاريع وإعداد التقارير عبر الأنظمة والمنصات الداخلية. كما يشمل الدور التنسيق بين الفرق المختلفة داخل المؤسسة، والمحافظة على تنظيم وثائق المشاريع وأدوات التقارير ومساحات العمل المشتركة بما يضمن سير العمل بكفاءة وفعالية

السفر و الخدمات اللوجستية والضيافة

إدارة جميع عمليات السفر والضيافة الخاصة بالمشاهير وكبار الشخصيات للفعاليات والمشاريع، بما في ذلك برامج الرحلات، وحجوزات الطيران، والإقامة، والمواصلات، والترتيبات الأمنية، والتجارب الخاصة، والهدايا. ويتطلب الدور التنسيق المستمر مع العملاء، وفرق إدارة المشاهير وكبار الشخصيات، والشركاء الخارجيين لضمان تنفيذ جميع الترتيبات بأعلى مستوى من الجودة، إلى جانب متابعة الميزانيات والمصاريف المتعلقة بالسفر بما يتوافق مع الأطر المالية المعتمدة

الاستضافة وتنفيذ الفعاليات

العمل كنقطة الاتصال الرئيسية على أرض الواقع لاستضافة المشاهير وكبار الشخصيات خلال الفعاليات والمشاريع، وضمان تقديم تجربة سلسة مميزة طوال فترة تواجدهم. كما يتضمن الدور استباق احتياجاتهم والتعامل مع أي مستجدات أو تحديات بشكل فوري واحترافي، مع الحرص على بناء وتعزيز علاقات طويلة الأمد من خلال تقديم خدمة استثنائية مستوى عالٍ من الاحترافية

الخبرة والمؤهلات:

• خبرة تتراوح بين سنتين وأربع سنوات في قطاع الضيافة
• خبرة مثبتة في إدارة المشاهير وكبار الشخصيات أو الشخصيات العامة البارزة، بما يشمل تخطيط السفر، والتنسيق اللوجستي، والاستضافة الميدانية
• القدرة على إدارة عدة مشاريع في وقت واحد ضمن بيئة عمل سريعة الوتيرة، سواء في الوكالات أو العلامات التجارية أو قطاعات الضيافة وخدمة العملاء
• فهم جيد لمنصات التواصل الاجتماعي، وتسويق المشاهير والمؤثرين، وشراكات المحتوى الرقمي
• المرونة والاستعداد لتقديم الدعم الميداني خلال الفعاليات والمشاريع وارتباطات المشاهير وكبار الشخصيات، بما في ذلك السفر عند الحاجة والعمل خارج ساعات الدوام المعتادة

المهارات المطلوبة:

• إجادة اللغة الإنجليزية ولغة أخرى إضافية، ويفضل أن تكون اللغة العربية
• تُعطى الأفضلية للمرشحين من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة (الإماراتيين) نظراً لطبيعة العمل مع جهات حكومية
• مهارات تنظيم عالية ودقة في التفاصيل ومهارات تواصل ممتازة
• قدرات قوية في حل المشكلات والتعامل مع التحديات بكفاءة
• فهم جيد لقطاعات الترفيه والإعلام والتسويق وعالم المشاهير
• المرونة في ساعات العمل والخبرة في العمل عبر مناطق زمنية مختلفة والاستعداد للتواجد الميداني بشكل متكرر
• القدرة على العمل في بيئات دولية، مع معرفة جيدة بأبوظبي
• القدرة على العمل في بيئات سريعة الوتيرة، وإدارة الأولويات المتعددة، والتعامل مع التحديات بعقلية تركز على الحلول
• الاحترافية والسرية والإيجابية في التعامل مع المعلومات الحساسة
• إجادة استخدام Google Workspace وSalesforce وTravelPerk وDocuSign وغيرها من أدوات العمل ذات الصلة

تفاصيل الوظيفة:

• عقد عمل بدوام كامل
• مقر الوظيفة في أبوظبي
• أربعة أيام أسبوعياً في المكتب أو مواقع العمل والفعاليات

إذا كنت ترى نفسك مناسباً لهذه الفرصة، يسعدنا استقبال سيرتك الذاتية على: leah@ykone.com