Encargado(a) de Operaciones y Administración

Resumen

Interesamos reclutar un(a) Encargado(a) de Operaciones y Administración para unirse al equipo de Lili's Fragrance en Puerto Rico. Esta persona desempeñará un rol estratégico, siendo responsable del buen funcionamiento diario de la empresa, la supervisión del equipo de trabajo, el control de inventario, las operaciones de tienda y almacén. Reportará directamente a la presidencia y actuará como enlace principal entre las distintas áreas operativas de la empresa.

Entre sus funciones principales se encuentran la supervisión del personal y los procesos de recursos humanos, el control de inventario perpetuo entre almacén y tiendas, la planificación y seguimiento de ventas, la coordinación del despacho de mercancía, el manejo de situaciones con clientes y el monitoreo del sistema de ventas e inventario. Adicionalmente, será responsable de optimizar los procesos operativos de la empresa, desarrollar procedimientos estándar (SOP) y supervisar las iniciativas de mercadeo.

Para tener éxito en este rol, se busca una persona con liderazgo, visión operativa, capacidad para tomar decisiones, atención al detalle y habilidades para manejar múltiples áreas de forma simultánea. Se requiere una persona proactiva, con ética profesional, confidencialidad y compromiso con los valores y objetivos de la empresa.

Responsabilidades

• Supervisar al equipo de trabajo, asegurando el cumplimiento de las normas, políticas y cultura organizacional de la empresa.
• Manejar situaciones de conflicto entre empleados de manera profesional y oportuna, escalando a presidencia cuando sea necesario.
• Coordinar y dar seguimiento a certificaciones, capacitaciones y adiestramientos del personal.
• Revisar y aprobar horarios de trabajo, asegurando cobertura adecuada en tienda y almacén.
• Gestionar comunicaciones internas al equipo, incluyendo anuncios, cambios de política y seguimiento de tareas.
• Orientar a empleados nuevos y apoyar en el proceso de integración al equipo.
• Documentar situaciones de personal, amonestaciones y acuerdos conforme a la legislación laboral vigente en Puerto Rico.
• Mantener el control de inventario entre el almacén y las tiendas, asegurando registros precisos y actualizados en el sistema.
• Coordinar y supervisar el despacho de mercancía del almacén a las tiendas, asegurando que los procesos se realicen correctamente y a tiempo.
• Organizar y mantener el almacén en óptimas condiciones, garantizando orden, accesibilidad y seguridad de la mercancía.
• Gestionar y dar seguimiento a devoluciones, daños y mercancía descontinuada conforme a los procedimientos establecidos.
• Actualizar códigos de productos y precios en el sistema de ventas e inventario según los cambios operativos.
• Desarrollar y monitorear proyecciones de ventas, analizando tendencias y desempeño por tienda.
• Motivar e incentivar al equipo de ventas para el cumplimiento de metas, implementando estrategias de reconocimiento y seguimiento.
• Coordinar el proceso completo de shoppers: desde la selección de productos y ofertas, hasta la producción del material impreso y su distribución en colaboración con mercadeo.
• Monitorear las ventas, generando reportes para la presidencia.
• Administrar y mantener el sistema de ventas e inventario de las tiendas, asegurando su correcto funcionamiento y uso por parte del equipo.
• Capacitar al personal en el uso correcto de los sistemas operativos de la tienda.
• Identificar y reportar fallas o necesidades de mejora en los sistemas utilizados.
• Procesar transferencias, ajustes y actualizaciones en los sistemas según los procesos establecidos.
• Manejar situaciones escaladas de clientes de manera profesional, ofreciendo soluciones oportunas y alineadas con la política de la empresa.
• Supervisar que el equipo de tienda brinde un servicio al cliente excepcional y consistente.
• Atender quejas, reclamaciones o situaciones especiales que requieran intervención de la gerencia.
• Diseñar, documentar e implementar Procedimientos Operativos Estándar (SOP) para las distintas áreas de la empresa.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos operativos y administrativos, proponiendo e implementando soluciones.
• Asegurar que todos los procesos operativos se cumplan conforme a los estándares de calidad de la empresa.
• Supervisar las iniciativas de mercadeo de la empresa, asegurando que estén alineadas con los objetivos de ventas y la imagen de la marca.
• Brindar apoyo administrativo y operativo directo a la presidencia.
• Archivar y organizar documentos operativos, contratos, comunicaciones y registros administrativos.
• Fomentar la cultura organizacional de la empresa, cumpliendo con los principios, valores y objetivos.
• Hacer buen uso del equipo, materiales y mercancía de la compañía.
• Realizar otras tareas relacionadas a la administración y manejo de la tienda que sean asignadas por sus supervisores.

Requisitos

• Localidad: Caguas, Puerto Rico — posición presencial.
• Mínimo: Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia, Operaciones, Recursos Humanos o área relacionada.
• Mínimo de 3 años de experiencia trabajando en un puesto de operaciones, administración o gerencia, preferiblemente en retail o ambiente de tienda.
• Preferiblemente conocimiento en la industria de perfumes.
• Experiencia en manejo de personal, resolución de conflictos y procesos de recursos humanos.
• Conocimiento en control de inventario, sistemas de punto de venta (POS) y manejo de almacén.
• Experiencia en desarrollo de SOP y optimización de procesos operativos.
• Conocimiento en legislación laboral vigente en Puerto Rico.
• Dominio avanzado de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) y herramientas digitales de gestión.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita, verbal e interpersonal en español e inglés.
• Liderazgo, capacidad de toma de decisiones y habilidad para trabajar bajo presión.
• Alta capacidad organizativa, atención al detalle y manejo eficiente del tiempo.
• Actitud proactiva, responsabilidad, puntualidad y ética profesional.
• Presentar Certificado Negativo de Antecedentes Penales vigente.
• Licencia de conducir y disponibilidad para viajar a las sucursales de la compañía.

Pay: From $14.00 per hour

Work Location: In person