Executive Assistant, HR & Administration Specialist

• 职位岗位职责

一、总经理助理工作

协助总经理安排日程、会议及商务活动；
协调公司内部及外部沟通事务；
协助处理商务文件、合同及重要资料；
协助安排国内外商务出行、机票、酒店及行程规划；
协助处理总经理交办的其他工作事项；
必要时协助处理部分个人事务安排。

二、人力资源管理
负责员工招聘、面试安排及录用流程；
办理员工入职、转正、离职等手续；
建立和维护员工档案；
管理员工考勤、假期及相关记录；
协调员工福利、医疗保险及相关事项；
协助执行公司员工手册及内部制度。

三、行政管理
负责办公室日常运营管理；
办公用品采购及库存管理；
管理供应商及服务商关系；
协调办公设备、网络及办公环境维护；
管理快递、物流及运输账户（UPS、FedEx、DHL等）；
审核及跟进行政费用支付。

四、合规及公司事务管理
跟进公司营业执照、许可证及各类注册更新；
维护公司档案及重要文件记录；
跟踪各类政府申报及合规事项；
协调会计师、律师及第三方服务机构；
建立并维护重要事项提醒机制。

五、法律事务协调
协助管理诉讼案件及法律文件；
跟踪法院截止日期及律师要求事项；
整理案件材料并维护案件档案；
协调律师沟通及文件提交；
定期向管理层汇报案件进展及待办事项；
跟踪合同签署、续签及归档管理。

六、成品项目跟进
协助跟进公司成品项目的整体进展，包括项目时间节点、待办事项及相关部门配合情况；
协调美国当地相关事务，包括供应商、服务商、仓储、物流、检测、标签、包装及其他项目执行事项；
协助收集、整理、提交及归档成品项目所需文件，包括产品资料、供应商文件、检测报告、标签文件、合规文件及其他相关资料；
跟进项目过程中涉及的沟通事项，及时向管理层汇报进展、问题及需协调解决的事项；
协助建立成品项目文件及进度管理机制，确保项目资料完整、进展清晰、责任事项可追踪。

Job Type: Full-time

Pay: $18.00 - $28.00 per hour

Benefits:

• Health insurance

Language:

• Mandarin (Required)
• English (Required)

Ability to Commute:

• Ontario, CA 91761 (Required)

Work Location: In person