Coordinator

ملخص الوظيفة :

تتمثل المسؤولية الرئيسية لوظيفة المنسق الإداري في المهام التالية :

أولا : ربط وتنظيم ومتابعة الأنشطة والإجراءات الإدارية بين مكونات الكلية أو الإدارة التي يعمل بها (إدارة الكلية . أعضاء هيئة التدريس . الطلاب).

ثانيا : ربط وتنظيم ومتابعة الإجراءات الإدارية بين الكلية أو الإدارة وغيرها من الإدارات ذات العلاقة (إدارة الموارد البشرية ، إدارة الشؤون المالية ، إدارة تقنية المعلومات ، إدارة العلاقات والإعلام ، الإدارة العليا للجامعة)

ثالثا : التوثيق والأرشفة لجميع الوثائق والإجراءات ، وضمان مطابقتها للأنظمة واللوائح .

تفاصيل الوظيفة:

تنسيق الأنشطة والإجراءات داخل الكلية :

• إدارة وتحديث وتوثيق جميع الوثائق وجميع الإجراءات لدى العمادة أو الإدارة .
• إعداد وتوزيع أوراق عمل ومحاضر الاجتماعات لجميع الاجتماعات على مستوى العمادة أو الإدارة ، وتنسيق ومتابعة روزنامة المواعيد .
• التنسيق والإعداد لزيارات الوزارة وجميع الزيارات الداخلية والخارجية للكلية أو الإدارة والتأكد من أن جميع الوثائق المطلوبة خلال الزيارة جاهزة قبل الزيارة .
• حفظ وتوثيق وثائق وسجلات معلومات أعضاء هيئة التدريس بدوام كامل وبدوام جزئي (نماذج التوظيف، الشهادات العلمية المصدقة، الهوية ، السير الذاتية ، ورقم الحساب البنكي) إلخ
• جمع جميع مظاريف الامتحانات النهائية والفصلية والتحقق ومطابقة البيانات التفصيلية الخارجية للمغلفات قبل تقديمها .
• توزيع أدوات العمل الأكاديمي والإداري على منسوبي الكلية أو الإدارة .

القبول والتسجيل :

• إدارة متطلبات تسجيل الطلبة في الكلية
• إدارة حالات النقل إلى الكلية واستكمال النماذج ، وتقييم سجلات الدرجات ومتابعة إجراءات المعادلات وفق متطلبات الجامعة.
• تحديث الجداول الدراسية
• إعلام الطلاب بحالات الإنذار وحالات الإكمال وحالات الحرمان وغيرها من القرارات ومتابعة ذلك مع اللجان المعنية .
• إدارة حضور وغياب الطلاب ومتابعة الإجراءات المتعلقة .

الإدارات ذات العلاقة :

• التنسيق بين إدارته وإدارة الموارد البشرية في كل ما يتعلق بمنسوبي إدارته في حالات ( طلبات الإجازات . طلبات التعريف . طلبات شؤون الموظفين من جوازات وإقامات وتأشيرات وخلافه . طلبات الحجوزات . طلبات التأمين الطبي . طلبات إخلاء الطرف . طلبات الرواتب والتصفيات والمكافآت والخصومات وخلافه ) وفق المواعيد التي تحدد لذلك .
• التنسيق بين إدارته وإدارة تقنية المعلومات في كل ما يتعلق بها أو بمنسوبيها أو طلابها .
• التنسيق بين إدارته وإدارة العلاقات والإعلام في كل ما يتعلق بأنشطة وفعاليات إدارته وطلاب كليته .
• التنسيق بين إدارته وإدارة الجامعة .

المهارات والخبرة المطلوبة :

• إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية
• إجادة استخدام برامج الحاسب الآلي
• مهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين
• الإدارة الفعالة والمهارات التنظيمية
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكعضو فعال ضمن فريق العمل

المؤهلات المطلوبة :

• درجة البكالوريوس في الإدارة، إدارة الأعمال أو ما يعادلها (اعتمادا على الكلية أو الادارة)
• خبرة العمل بحد أدني سنتان.

Position Summary:

The main responsibility of the of Administrative Coordinator is to:

First: To link and organize and follow up the activities and administrative procedures between the components of the college or the department in which he works (faculty administration, faculty members, students).

Second: Linking, organizing and following up the administrative procedures between the college or and other relevant departments (human resources department, finance department, information technology department, relations and information department, senior management of the university).

Third: Documentation and archiving of all documents and procedures and ensure compliance with regulations and regulations.

Position Details:

Coordination of activities and procedures within the college:

• Managing and updating all documents in the Deanship office or Department
• Preparing minutes of meetings for all college or department level meetings
• Coordinating and preparing for Ministry visits and ensuring that all documents required during the visit are ready prior to the visit
• Maintaining all records of the full-time and part-time faculty (employment forms, attested degree certificates, Iqama, IBAN)
• Collecting all mid-term and final exam envelopes within the college and checking the envelope external details before submission
• Responsible for the distribution of stationery to all faculty or employee within the college, department

Admission and Registration:

• Managing the registration requirements of the students within the college
• Managing the transfer cases by completing the transfer form, evaluating transcripts and completing the course evaluation and wave-off procedures.
• Updating the schedules
• Informing the students regarding DN and IC exams by sending messages to the students
• Managing student attendance and related issues

Related departments:

• Coordinating between his college/department and human resources management in all matters relating to his administrative staff in the cases of (applications for vacations, applications for identification, requests for personnel from passports, residence, visas, etc .. booking requests, medical insurance applications, vacations requests, Which is determined accordingly.
• Coordination between his college/department and Information Technology Department in all matters related to the related employees or students.
• Coordination between his college/department and Relations and Media Department in all matters related to the activities and activities of the college/department and related students.
• Coordination between his college/department the university administration.

Skills and experience required:

• Fluent in both Arabic and English
• Good computer Skills
• Good Communication skills
• Effective management and organizational skills
• Ability to work independently and as a member of team

Qualification Requirements:

Academic Qualification: Bachelor’s Degree in management, business or equivalent (depending on the college or department)

Work Experience: Minimum 2 years working experience (field as required by the college)