Human Resources Office Administrator

Job Summary:

We are looking for an organized and detail-oriented Administrative and HR Assistant to join our team. The ideal candidate will be responsible for providing administrative support to the HR team and assisting with daily operations to ensure the smooth and efficient functioning of the department. Additionally, this role involves managing the daily administrative operations of the company, including facility maintenance, cleaning, and utility management.

Key Responsibilities:

HR & General Administration:

• Assist with the recruitment process, including posting job openings, scheduling interviews, and communicating with candidates.
• Prepare and process new hire and existing employee documentation, and maintain and update employee records regularly.
• Respond to employee inquiries regarding HR-related matters, such as leave, payroll, and benefits.
• Contribute to the organization of employee events and training programs.
• Prepare HR-related reports and documents as needed.
• Perform general administrative tasks such as file management, answering phone calls, and organizing meetings.

Facility & Office Management (Daily Operations):

• Oversee daily office administration, including the supervision of cleaning and maintenance activities to ensure a safe, clean, and professional work environment.
• Monitor and manage utility accounts and subscriptions, ensuring timely recharging and payment for electricity, water, and internet services to prevent any disruptions.
• Act as the primary point of contact for facility issues, coordinating and following up on the repair of any breakdowns or equipment malfunctions promptly.
• Manage office supplies and ensure that all necessary materials for daily operations are well-stocked.

Qualifications and Requirements:

Educational and Experience Qualifications:

• Education: A minimum of a diploma is required; a Bachelor's degree in Business Administration, Human Resources, or a related field is preferred.
• Experience: At least 1-2 years of experience in an administrative role, office management, or within an HR environment. (The number of years can be adjusted based on the seniority of the role).
• Recruitment Experience: Prior experience assisting with recruitment processes, such as scheduling interviews and communicating with candidates, is a plus.
• Facility Management Experience: Previous experience in handling office maintenance, utility tracking, and vendor coordination is highly desirable.

Technical Skills:

• Office Suite Proficiency: Full proficiency in the Microsoft Office Suite, especially Excel (for data management), Word (for document preparation), and Outlook (for calendar management and correspondence).
• HRIS Knowledge: Practical experience with a Human Resources Information System (e.g., Workday, BambooHR, Oracle) is highly desirable.

Personal and Behavioral Skills:

• Organization and Accuracy:Strong organizational skills with a keen eye for detail to ensure the accuracy of employee records and documents.
• Time Management: The ability to manage multiple tasks and prioritize effectively to meet deadlines in a dynamic work environment.
• Effective Communication: Excellent written and verbal communication skills to interact professionally with employees at all levels and external vendors.
• Confidentiality and Reliability: The ability to handle sensitive and confidential information with the highest level of integrity and discretion.
• Problem-Solving Ability: A proactive approach to identifying and resolving minor administrative and facility issues effectively.
• Teamwork:The ability to work well within a team and support members of the HR and administrative departments.

---

ملخص الوظيفة

نحن نبحث عن مساعد إداري وموارد بشرية منظم ودقيق للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري لفريق الموارد البشرية والمساعدة في العمليات اليومية لضمان سير العمل في القسم بسلاسة وكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا الدور إدارة العمليات الإدارية اليومية للشركة، بما في ذلك صيانة المرافق، والنظافة، وإدارة الخدمات الأساسية.

المسؤوليات الرئيسية:

الموارد البشرية والإدارة العامة:

• المساعدة في عملية التوظيف، بما في ذلك نشر إعلانات الوظائف، وجدولة المقابلات، والتواصل مع المرشحين.
• إعداد ومعالجة مستندات الموظفين الجدد والحاليين، والاحتفاظ بسجلات الموظفين وتحديثها بانتظام.
• الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بشؤون الموارد البشرية، مثل الإجازات والرواتب والمزايا.
• المساهمة في تنظيم فعاليات الموظفين وبرامج التدريب.
• إعداد التقارير والمستندات المتعلقة بالموارد البشرية حسب الحاجة.
• أداء المهام الإدارية العامة مثل إدارة الملفات، والرد على المكالمات الهاتفية، وتنظيم الاجتماعات.

إدارة المرافق والمكاتب (العمليات اليومية):

• الإشراف على الإدارة اليومية للمكتب، بما في ذلك متابعة أعمال النظافة والصيانة لضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة واحترافية.
• متابعة وإدارة حسابات واشتراكات الخدمات، وضمان الشحن والدفع في الوقت المناسب لخدمات الكهرباء والمياه والإنترنت لمنع أي انقطاع.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لمشكلات المرافق، والتنسيق والمتابعة لإصلاح أي أعطال في المعدات أو المرافق على الفور.
• إدارة اللوازم المكتبية والتأكد من توفر جميع المواد اللازمة للعمليات اليومية.

المؤهلات والمتطلبات:

المؤهلات التعليمية والخبرة:

• التعليم: الحد الأدنى المطلوب هو دبلوم؛ يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 2-4سنوات في دور إداري أو إدارة مكاتب أو في بيئة الموارد البشرية. (يمكن تعديل عدد السنوات بناءً على مستوى الأقدمية للدور).
• خبرة التوظيف: تعتبر الخبرة السابقة في المساعدة في عمليات التوظيف، مثل جدولة المقابلات والتواصل مع المرشحين، ميزة إضافية.
• خبرة إدارة المرافق: يفضل بشدة وجود خبرة سابقة في التعامل مع صيانة المكاتب وتتبع الخدمات والتنسيق مع الموردين.

المهارات الفنية:

• إجادة برامج الأوفيس:إجادة تامة لمجموعة Microsoft Office، وخاصة Excel (لإدارة البيانات)، و Word (لإعداد المستندات)، و Outlook (لإدارة التقويم والمراسلات).
• معرفة أنظمة الموارد البشرية: تعتبر الخبرة العملية في نظام معلومات الموارد البشرية (مثل Workday أو BambooHR أو Oracle) مرغوبة للغاية.

المهارات الشخصية والسلوكية:

• التنظيم والدقة: مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام شديد بالتفاصيل لضمان دقة سجلات ومستندات الموظفين.
• إدارة الوقت: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية للوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة عمل ديناميكية.
• التواصل الفعال: مهارات تواصل كتابية ولفظية ممتازة للتفاعل باحترافية مع الموظفين على جميع المستويات والموردين الخارجيين.
• السرية والموثوقية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى مستوى من النزاهة والسرية.
• القدرة على حل المشكلات: نهج استباقي لتحديد وحل المشكلات الإدارية ومشكلات المرافق البسيطة بفعالية.
• العمل الجماعي: القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق ودعم أعضاء قسم الموارد البشرية والإدارة.
• _ جاهز للمباشرة بشكل فوري خلال يوم او يومين علي الاكثر

Job Type: Full-time

Application Question(s):

• We must fill this position urgently. Can you start immediately?

هل انت جاهز للمباشرة بشكل فوري خلال يوم او يومين علي الاكثر

Work Location: In person