Office Manager

الهدف من الوظيفة

تنظيم وإدارة الأعمال الإدارية اليومية للمكتب، ودعم الإدارة العليا، وضمان سير العمل بكفاءة واحترافية، مع الإشراف على الخدمات المكتبية، متابعة قسم تقنية المعلومات، الإشراف على موظفي البوفيه، وتنظيم جداول الزيارات واستخدام سيارة المكتب بما يحقق الانسيابية وعدم التعارض بين الإدارات.

المهام والمسؤوليات الرئيسيةأولاً: الإدارة والتنظيم

• إدارة وتنظيم أعمال المكتب اليومية وضمان انسيابية سير العمل.
• الإشراف على المواعيد، الاجتماعات، وتنظيم جداول الإدارة.
• استقبال الزوار والعملاء والتعامل معهم بأسلوب مهني.
• إعداد المراسلات الرسمية، الخطابات، والتقارير الإدارية.

ثانيًا: دعم الإدارة العليا

• التنسيق المباشر مع الإدارة العليا وتنفيذ التوجيهات الإدارية.
• حفظ وتنظيم الملفات والمستندات الورقية والإلكترونية بسرية تامة.
• متابعة المهام المطلوبة من الإدارات الأخرى والتأكد من إنجازها.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.

ثالثًا: الشؤون الإدارية والخدمات

• الإشراف على احتياجات المكتب (قرطاسية، ضيافة، خدمات).
• التنسيق مع الموردين ومتابعة طلبات الشراء والخدمات.
• متابعة صيانة المكتب والتنسيق مع الجهات المختصة عند الحاجة.
• تنظيم السفر، حجوزات الفنادق، والمواصلات عند الطلب.

رابعًا: التنسيق الداخلي

• التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سهولة التواصل.
• متابعة حضور وانصراف الموظفين (عند التكليف).
• دعم قسم الموارد البشرية في بعض المهام الإدارية عند الحاجة.

خامسًا: متابعة قسم تقنية المعلومات (IT)

• متابعة احتياجات المكتب التقنية بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات.
• التأكد من جاهزية أجهزة الحاسب، الطابعات، الإنترنت، وأنظمة الاتصال.
• متابعة طلبات الأعطال التقنية ورفعها لقسم تقنية المعلومات ومتابعة حلها.
• التنسيق مع قسم تقنية المعلومات بخصوص تجهيز الموظفين الجدد (أجهزة، بريد إلكتروني، أنظمة).
• متابعة صلاحيات الأنظمة والبرامج بالتنسيق مع الجهة المختصة.

سادسًا: الإشراف على موظفي البوفيه (Tea Boy / Tea Girl)

• الإشراف المباشر على موظفي البوفيه وتنظيم مهامهم اليومية.
• التأكد من الالتزام بالنظافة العامة وترتيب مناطق الضيافة.
• متابعة تجهيز الضيافة للاجتماعات والزيارات الرسمية.
• التأكد من الالتزام بالزي والسلوك المهني أثناء العمل.
• رفع أي ملاحظات أو احتياجات تخص موظفي البوفيه للإدارة أو الموارد البشرية.

سابعًا: تنظيم جداول الزيارات وسيارة المكتب

• تنظيم وجدولة استخدام سيارة المكتب بما يضمن الاستغلال الأمثل وعدم تعارض المواعيد.
• التنسيق بين الشؤون الإدارية وقسم المبيعات لترتيب الزيارات الخارجية حسب الأولوية.
• إعداد جدول يومي/أسبوعي لمواعيد الزيارات واستخدام السيارة.
• متابعة توفر السيارة وإبلاغ الإدارات المعنية بحالة الإتاحة.
• التأكد من جاهزية السيارة (سائق – وقود – نظافة – صيانة) قبل الزيارات.
• معالجة أي تعارض في المواعيد من خلال إعادة الجدولة بالتنسيق مع الأطراف المعنية.
• توثيق استخدام السيارة والزيارات لأغراض تنظيمية وإدارية عند الحاجة.
• المؤهلات والمتطلبات
• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية.
• اجادة اللغه الانجليزيه كتابه ومراسلات وتحدث
• معرفة جيدة باستخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office.
• قدرة على الإشراف والمتابعة وإدارة فرق الدعم.
• مهارات تنظيم عالية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل قوية وحسن تصرف.

Job Type: Full-time

Pay: E£8,000.00 - E£10,000.00 per month