office assistenz (m/w/d)

office assistant

WECARE Ärzte- & und Gesundheitszentrum

Unser modernes Gesundheitszentrum wächst - und damit auch die Anforderungen an Organisation, IT und interne Abläufe. Zur Unterstützung unserer Office-Leitung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent, IT-Kompetenz und Freude am Umgang mit Menschen mitbringt. Aufgaben <ul> <li>Enge Zusammenarbeit mit der Office-Leitung und Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft</li> <li>IT-Support & Troubleshooting (First Level)</li> <li>Organisation von Wartungen & Einholung von Angeboten</li> <li>Unterstützung im Bau- und Facility-Management</li> <li>Datenschutz & Qualitätsmanagement (Geräte, Datenpflege, Prozessoptimierungen)</li> <li>Schnittstelle zu Ärzt:innen, externen Partnern & Dienstleistern</li> <li>Mithilfe bei Veranstaltungen & internen Social Events</li> </ul> Profil <ul> <li>Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau</li> <li>Berufserfahrung im Administrations- und/oder Assistenz-Bereich</li> <li>Schnelle Auffassungsgabe und Freude am Einarbeiten in neue Themen</li> <li>IT-Affinität und sehr gute MS-Office-Kenntnisse</li> <li>Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit mit strukturierter und vorausschauender Arbeitsweise</li> <li>Proaktivität & Verlässlichkeit - du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird</li> <li>Freundliches, offenes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke</li> <li>Flexibilität & Belastbarkeit auch in stressigen Situationen</li> <li>Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten</li> </ul> Wir bieten <ul> <li>Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten</li> <li>Direkte Zusammenarbeit mit der Office-Leitung in einem modernen Arbeitsumfeld</li> <li>Kollegiales, dynamisches Team mit flachen Hierarchien & Teamspirit</li> <li>Teamevents & andere soziale Veranstaltungen</li> <li>Firmenparkplatz & attraktive Rahmenbedingungen</li> <li>Verhandlungsbasis: € 2400,- brutto/Monat (Vollzeit) - Überzahlung je nach Qualifikation möglich</li> </ul> JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?oSTyWoYHxW8S%2by5lGTPMZpeRoiNwNLodt" width="0" height="0" />

Assistenz Back Office (m/w/d) - ab 20 Stunden

dP das Planungslabor GmbH

Wir sind spezialisiert auf Laborplanung in Österreich sowie Deutschland und stehen als zuverlässiger wie auch kompetenter Partner zur Seite. Wir bieten vorwiegend individuelle und hochqualitative Konzepte rund um Laborplanung an, die optimal auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Besuchen Sie auch unsere Homepage: Aufgaben <ul> <li>Sie unterstützen die Geschäftsführung proaktiv in administrativen und organisatorischen Belangen (z. B. Terminmanagement; Organisation und Planung der Dienstreisen, Spesenabrechnung, Kleinprojekte u.Ä.)</li> <li>Sie übernehmen das gesamte Office Management und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher (z. B. Korrespondenz, Einkauf, Terminorganisation, Businessreports, etc.)</li> <li>Sie sind eine aktive Mitgestalterin einer positiven Unternehmenskultur - Ihre Meinung ist uns wichtig</li> </ul> Profil <ul> <li>Abgeschlossene Ausbildung (z. B. Studium, berufsbildende kaufmännische Schule) sowie Berufserfahrung</li> <li>Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Excel, Word, Outlook, PPT)</li> <li>Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für Sie selbstverständlich</li> <li>Professionelles, freundliches Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen</li> <li>Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Selbstständigkeit</li> </ul> Wir bieten <ul> <li>Ein motiviertes junges Team mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation</li> <li>Individuelle Aus- und Weiterbildung je nach Abteilung</li> <li>strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch Kolleg:innen</li> <li>40 Stundenwoche bei flexiblen Arbeitszeiten - Gleitzeit</li> <li>Verpflegungszuschuss mit der Pluxee Karte und Wiener Linien Karte</li> </ul> Vergütung: Wir bieten einer engagierten Persönlichkeit eine attraktive, vielfältige Position mit einem Gehalt von ca. € 3.300,-! Wir geben uns nie mit dem Mindesten zufrieden - Sie sicher auch nicht: Überzahlung ist nach Prüfung der tatsächlichen Qualifikation und Berufserfahrung selbstverständlich. JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?oaxEZdWAIKpqRkta1%2fbxxVcmfAwCfbmYc" width="0" height="0" />

Assistent:in (x/w/m) - Geschäftsführung & Office Management

Classic Art Vienna GmbH

Internationale Event- u. Konzertveranstaltungsagentur Die CAV ist eine der führenden Konzertveranstaltungs- und Künstlervermittlungsagenturen in Europa. Gemeinsam mit 3 Schwesternagenturen bildet sie den Entertainmentsektor der Lanner Bros. Group und veranstaltet rund 4.000 Shows pro Saison. Unser Team koordiniert dabei ein Künstlerpool von ca. 5.000 Artisten in über 10 europäischen Ländern für vorwiegend amerikanische, australische und neuseeländische Gäste. Zur Gewährleistung eines reibungslosen, allgemeinen Büroablaufes sowie zur Verstärkung unseres dynamischen und schlagkräftigen HQ-Teams im Herzen von Wien, suchen wir ab sofort eine/n Mitarbeiter/in für die Position: Office Assistenz Aufgaben <ul> <li>Allgemeines Büroassistenz (inkl. Frontoffice)</li> <li>Vorbereitende Buchhaltung sowie allgemeine Backoffice Organisation wie Abrechnung/Belegwesen, Ablagen, Postbearbeitung, Bestellwesen, usw.</li> <li>Koordination und Bearbeitung interner/externer Agenden aller Tochter- und Partnerunternehmen abseits des Eventsektors</li> <li>Einkauf und Verwaltung von Büromaterial, etc.</li> <li>Verwaltung des Firmenfuhrparks, Liegenschaften, Versicherungen, Hardware, </li> </ul> Profil <ul> <li>Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse</li> <li>Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook)</li> <li>Eigeninitiative, Belastbarkeit und Diskretion</li> <li>Eigenverantwortliche, genaue und strukturierte Arbeitsweise</li> <li>Teamfähige, empathische Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Menschen</li> </ul> Wir bieten <ul> <li>Ein großes, helles Penthouse-Office im Zentrum des ersten Bezirkes inkl. sonniger Dachterrasse mit Blick auf den Stephansdom</li> <li>Tägliches gemeinsames Mittagessen in einem Restaurant im 1. Bezirk - natürlich auf unsere Kosten</li> <li>Ein spannendes Arbeitsumfeld in einem dynamischen und international tätigen Unternehmen</li> <li>Eigenverantwortliches Arbeiten und Entfaltungsspielraum für neue Ideen</li> <li>Ein junges, schlagkräftiges Team mit Leidenschaft und Vision</li> <li>Ein unbefristetes Angestelltenverhältnis mit einem Einstiegsbruttogehalt beginnend ab 2.500 Euro pro Monat. Das konkrete Angebot erfolgt individuell nach Qualifikation und Berufserfahrung</li> </ul> JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?Qt6C2HQhSsRiX1qqP5KMCtMC60M7oBHBp" width="0" height="0" />

Office Assistenz (m/w/d)

Baumchirurgie Saller GesmbH

Wir sind ein spezialisiertes Unternehmen für professionelle Baumpflege, Baumschnitt und Baumsanierung und suchen eine fachlich versierte Unterstützung für den Bereich Ausschreibungen. Bürokraft (m/w/d) für 20-30 Stunden/Woche Fokus: Öffentliche Ausschreibungen im Bereich Baumpflege Aufgaben <ul> <li>selbständige Recherche aktueller Ausschreibungen </li> <li>fachgerechte Analyse, Bearbeitung und Angebotsvorbereitung</li> <li>Kalkulation & Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung</li> </ul> Profil <ul> <li>Berufserfahrung im Bereich Ausschreibungen wünschenswert</li> <li>sehr gute EDV-Kenntnisse & Verständnis für Ausschreibungstexte</li> <li>eigenständige, strukturierte Arbeitsweise & Teamgeist</li> <li>sicherer Umgang mit Fachsprache, Kalkulations-Tools & Office-Systemen</li> </ul> Wir bieten <ul> <li>spannende, flexible Teilzeitanstellung in modernem Arbeitsumfeld</li> <li>flache Hierarchie & ein motiviertes Team</li> <li>Jahresbruttogehalt (Basis 40h): € 50.400, / Teilzeit aliquot</li> <li>leistungsbezogene Prämien möglich</li> <li>Extras: Parkplatz, Gratisgetränke, frei am Geburtstag</li> </ul> JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?TVhP5Yr86jpSnB5uN%2b0MpfuYj5U%2blZ1lz" width="0" height="0" />

Bürokraft (m/w/d) mit Schwerpunkt Ausschreibungswesen (20-30 Std./Woche) Teilzeitstelle

PG Personalservice - proStaff GmbH

proStaff ist einer der führenden Anbieter im Bereich personalintensiver Dienstleistungen in der Gastronomie sowie Catering- & Eventbranche in Wien und Nahbereich. Die Profis suchen Verstärkung - werde First Face bei PROSTAFF! Aufgaben Du bist unser First Face am Empfang! Du unterstützt das PROSTAFF Team in administrativen Tätigkeiten wie Uniformausgabe, Vertragserstellung aus der Datenbank, Telefonkontakt mit potentiellen Profis und Kunden, Check-in bei internen Schulungen, Unterstützung bei Präsentationen, Profil <ul> <li>Dienstleistungsorientiert und Spaß am Job</li> <li>Kommunikative Persönlichkeit</li> <li>Gepflegtes Äußeres, freundliches Auftreten</li> <li>Zuverlässigkeit und Teamplayer-Qualifikationen</li> <li>Sehr gute Deutsch-Kenntnisse</li> <li>gute MS-Office-Kenntnisse</li> <li>Arbeitserlaubnis oder EU-Staatsbürgerschaft bzw. freier Zugang zum Arbeitsmarkt</li> <li>Mindestalter 18 Jahre</li> <li>Vorerfahrung wünschenswert aber nicht erforderlich</li> </ul> Wir bieten <ul> <li>Ab sofort</li> <li>Langfristige Teilzeitstelle 15 - 30 h</li> <li>Öffentlich gut erreichbar (U1 Kaisermühlen)</li> <li>Junges dynamisches Team</li> <li>Expandierendes gut etabliertes Unternehmen</li> <li>Einstiegsgehalt € 1.940,- Brutto (Basis Vollzeit)</li> <li>Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Vorerfahrung</li> <li>Kaffeeküche und Fitnesscenter</li> </ul> JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?AAALPb8A7C1lysnZsu0KkFSVAE%2fS9GGFa" width="0" height="0" />

Empfangs- / Office Mitarbeiter (m/w/d)

Hotel Josefshof am Rathaus

Das 4-Sterne Hotel mit moderner Wiener Eleganz und familiärer Herzlichkeit Anstellungsart: Vollzeit Aufgaben Dienste an der Rezeption und im Backoffice Check-In und Check-Out bei den Diensten an der Rezeption Gastgeber:In in unserem wunderschönen Hotel Bearbeitung der Buchungen des Reservierungssystems Erstellen von Angeboten und Reservierungsbestätigungen Bearbeitung buchhalterischer/administrative Aufgaben entlang der Customer Journey Verkauf der Hotelleistungen (Zimmer, Arrangements, Cross Selling etc.) Profil Eine abgeschlossene Ausbildung Hotel und Gastgewerbeassistent oder touristische Fachschule mit Matura oder Erfahrung in der Hotellerie ist wünschenswert Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprache von Vorteil Gute Kommunikationsfähigkeit sowie verkäuferisches Talent am Telefon Sichere EDV-Kenntnisse (MS-Office und idealerweise Hotelprogramm OPERA Cloud) gepflegtes und freundliches Auftreten Wir bieten Zusätzliche Verdienstmöglichkeiten durch Online-Bewertungen, Upselling, Rekrutierung, Fremdsprachenzulage Eine jährliche Treueprämie Damit du gut in die Arbeit kommst bieten wir dir eine Öffi Jahreskarte Mitsprache bei der Dienstplan Gestaltung Du musst keine Nachtdienste machen Monatliche Geburtstagsfeiern jährliche Jahresabschlussfeier und Teamevents Weiterbildungen in den Bereichen Kommunikation, Verkauf und Guest Relation Außerdem nicht nur besten Kollegen, sondern auch ein spannendes und vielseitiges Aufgabengebiet, sowie ein attraktives und professionelles Arbeitsumfeld. Für diese Position zahlen wir mindestens 2026 EUR brutto mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung Wenn du an dieser Position hast, freuen wir uns über deine Bewerbung an: , Front Office Manager JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?SDF%2bIGQTs0CoyCxUjZFvF5SKH4ujzHwPy" width="0" height="0" />

Front Office Agent (m/w/d) Rezeptionist/in

Hotel Beethoven Wien

Über uns: Das Boutique Hotel Beethoven Wien ist ein elegantes, historisches Gebäude, das 1902 in der Papagenogasse am Wiener Naschmarkt erbaut wurde und seit über 70 Jahren als 4 Hotel geführt wird. Alle unsere 47 individuellen Zimmer sind Persönlichkeiten der Kunst und Kultur gewidmet und bieten Wien Liebhabern und Kunst- und Kulturreisenden ein Zuhause. Unsere einzigartige Lvdwig Bar präsentiert sich elegant und audiophil. Herrliche Cocktails, stimmungsvolle Musik, prickelnde Abende und leidenschaftliche Bartender sind die Zutaten dieser Bar. Ab Herbst 2025 haben wir eine tolle Stelle als FRONT OFFICE MANAGER (m/w/d) frei. Bei uns wird mit Herz und viel Liebe zum Detail gearbeitet. Wenn Sie es genießen, täglich Gästen aus aller Welt den Aufenthalt mit vielen kleinen Extras zu verschönern und in einem kleinen Team zu arbeiten, sind Sie bei uns genau richtig. Anstellungsart: Vollzeit Aufgaben Zu Ihren Aufgaben zählen: <ul> <li>Führung und Weiterentwicklung des gut eingespielten Front Office Teams (gesamt 8 Personen)</li> <li>Dienstplangestaltung und Urlaubsplanung</li> <li>Gästebetreuung und Aktive Mitarbeit an der Rezeption</li> <li>Verwaltung der Reservierungen und Gruppenreservierungen</li> <li>Beschwerdemanagement</li> <li>Betreuung des PMS (Mews) sowie der Buchungsplattformen</li> <li>Zusammenarbeit mit externem Revenue Management (Hotelpartner)</li> <li>CRM-Management inkl. Firmenkundenakquisition und Betreuung bestehender Firmenkunden</li> <li>Kommissionsabrechnungen der Reisebüros und Buchungsplattformen</li> </ul> Profil Ihre Erfahrung und Persönlichkeit sind das gewisse Extra: <ul> <li>Sie haben Berufserfahrung an der Hotelrezeption</li> <li>Sie arbeiten gerne selbstständig und leiten gerne ein Team</li> <li>Sie können gut mit Menschen aus der ganzen Welt und lösen gerne Probleme</li> <li>Sie mögen es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und sind eine Hands-on Persönlichkeit</li> <li>Sie überzeugen durch ein freundliches, positives und gepflegtes Auftreten</li> <li>Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil</li> </ul> Wir bieten Unser Angebot für Sie: Wir bieten Ihnen Vertrauen in Ihre Fähigkeiten, Freiraum zur Gestaltung und Familiäre Strukturen in einem gut etablierten Hotel. Zudem: <ul> <li>Eigene flexible Dienstplangestaltung</li> <li>Kostenfreie MyClubs Mitgliedschaft (über 700 Sportanbieter in Wien)</li> <li>Täglich frisch gekochtes Mitarbeiteressen</li> <li>Kostenfreie Dienstkleidung und Reinigung</li> <li>Gemeinsames Feiern von Erfolgen, Jubiläen, Geburtstagen und Teamevents</li> <li>Family and Friends Raten im Hotel Beethoven</li> <li>Kostenfreier Eintritt in die Albertina und Secession</li> <li>Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (Karlsplatz ist 5 Minuten zu Fuß entfernt)</li> <li>Das Dienstverhältnis wird im Kollektivvertrag für Arbeitnehmer:innen im Hotel- und Gastgewerbe in Beschäftigungsgruppe 2 eingestuft. Eine Überzahlung ist selbstverständlich vorgesehen und erfolgt nach Berufserfahrung.</li> </ul> JBG81_AT<img src="https://www.jobg8.com/Tracking.aspx?Zq608NDy96vUb5fjgTCD1NW7Ax8fjgk9u" width="0" height="0" />

Front Office Manager (m/w/d) für privat geführtes Boutiquehotel

Explore 70+ Office assistant in Vienna this October. Find roles across top companies and apply now to boost your career.