Senior Executive - Social Programs

أهداف الوظيفة

اعتماد طلبات الحجوزات الخاصة بالمجالس والمراكز المجتمعية وإعداد مسودات خطط البرامج والفعاليات والعمل على تنفيذها وفقاً لمتطلبات المتعاملين والتواصل مع الجهات الخارجية والداخلية للتأكد من الإلتزام بالشروط والمعايير والسياسات المعتمدة.

الواجبات والمسؤوليات التشغيلية

• اعتماد طلبات الحجوزات الخاصة بالمجالس والمراكز المجتمعية في النظام الالكتروني بعد دراسة المتطلبات والتأكد من مطابقتها للشروط والمعايير ومن ثم التواصل مع الجهات الداخلية والخارجية لتأكيدها.
• المشاركة في إعداد خطط البرامج لمجالس الأحياء والمراكز المجتمعية وفقاً للأطر والسياسات والعمل على تنفيذها حسب المعايير والإجراءات المعمول بها.
• التأكد من تسجيل طلبات المتعاملين في النظام الالكتروني المعتمد بعد مراجعة بياناتهم الأولية وضمان وصول الخدمة للمتعاملين بشكل صحيح من خلال المتابعة للحالات على النظام والتواصل ومراجعة كافة المستندات المقدمة لضمان مطابقتها للشروط والمعايير الواجب توافرها.
• متابعة تنفيذ الفعاليات التي تقام بالمجالس التابعة للهيئة وحضور الفعاليات التي تنظم من الجهات الخارجية بالمجالس وتسهيل تلبية المتطلبات التنظيمية والتأكد من وجود كافة المستلزمات وكفاءة الأجهزة والمعدات حسب المتطلبات وضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها مع الموردين.
• تأسيس وتحديث قواعد البيانات الخاصة بالمجالس ومتعاملي الهيئة على الأنظمة المعتمدة وضمان تسجيل المستجدات والتطورات في الفعاليات والخدمات المقدمة.
• التنسيق مع الجهات الحكومية المعنية للحصول على الموافقات الإدارية للمتحدثين والمدربين المشاركين في الفعاليات المُقامة في المراكز المجتمعية ومجالس الأحياء وفقاً للإجراءات المتبعة.
• التنسيق مع جميع الجهات المعنية مثل هيئة كهرباء ومياه دبي لتوفير الكهرباء والمياه وشركات ضيافة ومتابعة الإلتزام بالشروط والمعايير الموضوعة من كافة الجهات والحصول على موافقات من الهيئات المعنية مثل هيئة الطرق والمواصلات والدفاع المدني لضمان سلامة المتعاملين.
• إجراء الزيارات الميدانية لخيم العزاء والفعاليات ومتابعة تنفيذ مع الإدارات المختلفة داخل الهيئة لتوفير الدعم والخدمات والموافقات وفقاً للإجراءات المعتمدة وحضور الفعاليات المختلفة في المجالس والمراكز لضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها مع الموردين والوقوف على احتياجات رواد أملجالس وكتابة الملاحظات.
• التواصل مع الجهات الخارجية التي تتطلب تنظيم فعاليات في المراكز والمجالس المجتمعية والمراجعة لتأكيد الحجوزات وتوفير المتطلبات اللازمة لتنظيم الفعاليات والبرامج.
• إعداد التقارير المفصلة عن كل الفعاليات أو البرامج ورفعها للرئيس المباشر بالملاحظات والمقترحات لرفع مستوى الخدمات المقدمة.
• اقتراح المبادرات والمشاريع لتقديمها في المركز المجتمعي/مجلس الحي وذلك بناءً على نتائج تقارير تحليل استبيانات آراء المتعاملين وتقارير الشكاوى والمقترحات لطرح مواضيع للجلسات والفعاليات.
• الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات.
• أية مهام واختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة.

المتطلبات التعليمية

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو العلاقات العامة أو ما يعادلهما.

متطلبات الخبرة

• 2 - 4 سنوات خبرة في مجال متعلق.