Yönetici Asistanı

Yönetici Asistanı (Kalamış Ofisi)

Grubumuzun büyüyen iş hacmi ve çok markalı yapısı içinde, yöneticimizin ajandasını, günlük operasyonlarını ve şirket içi/dışı tüm iletişim akışını yüksek standartlarda yönetecek bir Executive Assistant arıyoruz. Bu pozisyon sadece sekreterya görevlerini değil; temsil, koordinasyon, organizasyon, kurumsal iletişim ve operasyonel liderlik sorumluluklarını da kapsar.

Pozisyon Hakkında

Bu pozisyonda, ofisimizin günlük işleyişini destekleyecek ve yöneticilerimizin ajandasını etkili bir şekilde yönetecek bir rol üstleneceksiniz. Operasyonları uçtan uca takip etmeniz, yoğun iş akışını tek merkezden yönetmeniz ve yöneticinizin hayatını kusursuz bir düzende yürütmeniz gerekecektir. Bu rol verilen talimatı iletmekten çok daha fazlasını gerektirmektedir. Adaydan; sorumluluk alanlarını sahiplenmesi, günlük işleyişi öngörerek yönetmesi ve yöneticisinin zamanını maksimum verimlilikle koruyacak bir düzen kurması beklenir. Yüksek profilli kişi ve kurumlarla çalışma, iletişim ve hitabet kurallarına uyulması beklenmektedir.

Görev ve Sorumluluklar

•⁠ ⁠Telefon ve e-posta ve tüm yazılı/sözlü iletişim akışının kurumsal standartlarda yürütülmesini sağlamak

•⁠ ⁠Yöneticinin ajandasını, toplantılarını ve seyahat programlarını uçtan uca yönetmek

•⁠ ⁠Şirket içi ve dışı birimlerle koordinasyonu sağlamak, gerekli bilgi akışını zamanında ve eksiksiz iletmek

•⁠ ⁠Marka ve proje süreçlerinde gerekli operasyonel desteği sağlamak (web sitesi, ajans koordinasyonu, görsel/tasarım süreçleri vs)

•⁠ ⁠Toplantı hazırlıklarını yapmak, gerektiğinde toplantılara katılmak ve tutanak/aksiyon planı oluşturmak

•⁠ ⁠Misafirleri profesyonel bir şekilde karşılamak ve ağırlamak.

•⁠ ⁠Gerektiğinde etkinlik, davet ve özel organizasyonların planlama ve yürütme süreçlerini yönetmek

•⁠ ⁠İhale süreçlerinde gerekli dokümanların hazırlanması için birimler arası koordinasyonu sağlamak.

• Ofis düzenini, iş akışını ve kurumsal işleyişi sistemli biçimde sürdürmek
• Olası aksaklıkları erken fark edip çözüm üretmek; işlerin yöneticinin masasına düşmeden tamamlanmasını sağlamak
• Banka, ödeme ve finansal operasyonlarda yöneticiyi desteklemek ve düzenli takip yapmak

Aranan Nitelikler

•⁠ ⁠Daha önce benzer bir pozisyonda çalışmış ve ofis yönetimi süreçlerine hakim

•⁠ ⁠Etkili diksiyon ve yüksek yazılı/sözlü iletişim becerisine sahip

•⁠ ⁠Güler yüzlü, dış görünüşüne özen gösteren ve temsil yeteneği yüksek

•⁠ ⁠MS Office programlarına hakim, raporlama, dosyalama ve arşivleme konusunda dikkatli

•⁠ ⁠Sistematik çalışma alışkanlığına sahip, birden fazla proje ve markanın operasyonunu eş zamanlı takip edebilecek disiplin ve organizasyon yeteneği

•⁠ ⁠Çözüm odaklı, sorumluluk sahibi ve koordinasyon/takip becerisi yüksek

•⁠ Gizlilik, iş etiği ve profesyonel davranışlarda yüksek hassasiyet sahibi ve gerektiğinde yöneticisi adına insiyatif alarak süreci baştan sona çözebilen

•⁠  ⁠ Profesyonel seviyede İngilizce konuşabilen ve yazabilen

• Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek
• Estetik algısı olan ve etkinlik/organizasyon süreçlerini profesyonel şekilde yönetebilecek
• Zaman yönetimi güçlü