Administrative Assistant

ABOUT US

Universal Fine Chemicals SPC (a subsidiary of ZL Group) – is a global leader in the manufacturing of high-performance polymer products. Our state-of-the-art facility within the strategic Sohar Port is a critical hub for innovation and production, serving key international markets. We are committed to operational excellence, safety, and sustainability. Join us to play a pivotal role in driving our mission forward.

MAIN PURPOSE OF POSITION الغرض من المسمى الوظيفي:

• To assists with the company management with the day-to-day operations.

مساعدة إدارة الشركة في القيام بالاعمال الادارية اليومية.

• To coordinate and liaise with government offices, Embassies and other organizations to complete all the company related needs.

التنسيق والاتصال مع الجهات الحكومية والسفارات وغيرها من المؤسسات لاستكمال جميع احتياجات الشركة ذات الصلة.

DUTIES: المهام الوظيفية:

• Efficient supply of administration services in the offices of UFC at an optimum cost. توفير الخدمات الادارية بكفاءة من خلال مكاتب الشركة بالتكلفة الانسب.
• Maintain good relationship with the authority and all stakeholders. الحفاظ على علاقة جيدة مع الجهات الرسمية وجميع أصحاب المصلحة
• Accountable to UFC for the budget of the Administration section, and ensuring that financial targets are met for the section.

مسؤول تجاه الشركة فيما يختص بميزانية قسم الإدارة بالعمل على ضمان الوصول الي الأهداف المالية للقسم.

• Carry out, follow-up transactions with government departments (Chamber of Commerce, Commerce and Industry, PEIE, Manpower, Social Security, Health, the environment, Royal Oman Police, Customs, Civil Defense, municipalities, telecommunications companies, etc. ....).

تنفيذ ومتابعة المعاملات مع الدوائر الحكومية و الجهات الرسمية (الغرفة التجارية، وزراة التجارة والصناعة ، القوى العاملة ، الضمان الاجتماعي ، وزارة الصحة والبيئة ، شرطة عمان السلطانية ، الجمارك ، الدفاع المدني والبلديات ، شركات الاتصالات وما إلى ذلك. ...).

• Ensures that section procedures are adhered to and that they get updated.

ضمان التقيد بالإجراءات في القسم .

• Ensures that the Company policies regarding HSE are implemented both within the section and by the various contract staff under the section’s control.

ضمان تنفيذ السياسات والسلامة والبيئة على حد سواء فيما يتعلق الشركة داخل القسم من قبل الموظفين وعقد مختلف تحت سيطرة القسم.

• Ensures that related communication processes both up and down the line operate efficiently.

ضمان أن عمليات الاتصال فيما يختص بعمله تعمل بكفاءة على كل المستويات الوظيفية.

• Liaise with the Procurement and Logistics departments to ensure smooth import/export operations.

التواصل مع قسم المشتريات والخدمات اللوجستية لضمان سلاسة عمليات الاستيراد والتصدير

• Manage the complete customs clearance process, including documentation and issue resolution, for all company shipments at domestic and UAE ports.

إدارة عملية التخليص الجمركي كاملةً، بما في ذلك التوثيق وحل المشكلات، لجميع شحنات الشركة في الموانئ المحلية وموانئ دولة الإمارات العربية المتحدة..

• Submit an immediate/periodic report to the Department Manager and/or Deputy General Manager of the plant regarding any problem with respect to the authorities.

تقديم تقرير فوري / دوري مدير القسم و/ أو نائب المدير العام للمصنع بشأن أي مشكلة فيما يتعلق بالسلطات.

• Order office supplies, service office equipment and arrange for servicing in the case of major repairs.

توفير اللوازم المكتبية وخدمة المعدات المكتبية واتخاذ الترتيبات اللازمة لتقديم الخدمات.

KEY CONTACTS جهات الاتصال الرئيسية:

Internal: Procurement & Logistics, Plant Operations, Finance, Quality Control, Shared Services.

External: Government Departments, Logistics Providers, Contractors, Regulatory Bodies (if applicable).

CHALLENGES/ PROBLEM SOLVING التحديات / حل المشكلات:

• Work within the team to impart Company’s vision and objectives.

العمل ضمن الفريق لوضع خطط وأهداف الشركة

• Support effective customer service and communication systems.

خدمة العملاء ودعم الاتصالات

• Work as an effective team member in analyzing and solving the problems.

العمل كعضو فعال مع الفريق في تحليل وحل المشكلات

• Meet deadlines under pressure.

الالتزام بالمواعيد النهائية تحت الضغط.

SKILLS AND COMPETENCIES المهارات والكفاءات:

• Strong attention to detail and high level of accuracy in data entry and

اهتمام قوي بالتفاصيل ومستوى عال من الدقة في إدخال البيانات والتوثيق.

• Excellent organizational and time management skills; ability to prioritize and meet deadlines.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة؛ القدرة على تحديد الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية.

• Excellent interpersonal skills.

مهارة التواصل الجيد

• Excellent organizational skills.

مهارة التنظيم

QUALIFICATION & EXPERIENCE المؤهلات و الخبرات:

• Diploma in Administration Studies with at least two years of experience OR Disciplined training in Administration with at least six years of experience.

دبلوم في الدراسات الادارية مع خبرة لا تقل عن سنتين أو دورات ادارية معتمدة مع خبرة لا تقل عن ست سنوات.

• Experience in dealing with government digital portals to access government services, managing digital documents, signing them electronically, paying bills.

خبرة بالتعامل البوابات الرقمية الحكومية للوصول الي الخدمات الحكومية، وإدارة المستندات الرقمية، وتوقيعها إلكترونياً، ودفع الفواتير.

• Excellent computer skills, including Word and Excel in a Microsoft Windows environment.

خبرة في مجال الكمبيوتر( آكسل ، ورد )

• General knowledge of various employment laws and practices.

المعرفة في قوانين العمل وإدارتها

WHY JOIN UNIVERSAL FINE CHEMICALS SPC (a subsidiary of ZL Group)?

Universal Fine Chemicals SPC, you’ll be part of a collaborative team that values precision, accountability, and innovation. We offer a supportive work culture, opportunities for professional growth, and the chance to contribute to a company that’s shaping the future of chemical and polymer manufacturing across the world.