Administrative Manager

Müşterim, silikon çeliği ve transformatör çekirdeği üretiminde uzmanlaşmış küresel bir liderdir. Değer zinciri entegrasyonundan transformatör çekirdeği üretimine kadar uzanan kapsamlı çözümler sunarlar. Ürün portföyü transformatör çekirdekleri, silikon çeliği, dağıtım çekirdekleri ve daha fazlasını içerir.

Şu anda bir İdari İşler Müdürü aranmaktadır.

Ana Görevler

Yerel Uyumluluk ve Politika Araştırması (%10)

1. Türk iş kanunu, sosyal güvenlik politikaları, vergi düzenlemeleri, vize/çalışma izni prosedürleri vb. konularda derinlemesine araştırma yapmak ve merkez karar alma sürecini desteklemek için raporlar derlemek.
2. Merkeze, Türk yasal gerekliliklerine uygun bir "Çalışan El Kitabı" ve çeşitli İK/İdari politika ve prosedürlerin oluşturulmasında yardımcı olmak.

İşe Alım (%15)

1. Merkez tarafından onaylanan işe alım planı doğrultusunda, yerel ana akım işe alım kanallarına (LinkedIn, Kariyer.net, Eleman.net gibi) iş ilanları vermek.
2. Tam işe alım döngüsünü bağımsız yürütmek: ön özgeçmiş taraması, telefon görüşmeleri, mülakat planlama, referans kontrolü ve iş teklifi mektuplarının hazırlanması.
3. Üretim hattı operatörleri, saha amirleri ve yerel idari destek pozisyonlarının işe alımına odaklanmak.

Çalışan İşe Giriş/Çıkış Süreçleri ve İnsan Kaynakları Yönetimi (%15)

1. Çalışanların işe giriş, işten çıkış, transfer ve sözleşme yenileme prosedürlerini yürütmek.
2. Çalışan personel dosyalarını (fiziksel ve elektronik) eksiksiz ve gizliliğe uygun şekilde muhafaza etmek.
3. Çalışan devam ve izin kayıtlarını tutmak ve bunları merkeze veya harici maaş bordrosu sağlayıcılarına doğru bir şekilde iletmek.
4. Yerel çalışanların iş sözleşmelerinin imzalanması, dosyalanması ve diğer prosedürlerini yürütmek, %100 yasal uyumluluğu sağlamak.
5. Yabancı (Çinli) personelin çalışma izinleri, oturma izinleri ve konaklama düzenlemelerini koordine etmek.
6. Yeni çalışan oryantasyon eğitimlerinin organize edilmesine yardımcı olmak; şirket kültürü, politikaları ve güvenlik düzenlemelerini tanıtmak.
7. Temel çalışan ilişkileri konularının ele alınmasına yardımcı olmak, yönetim ve çalışanlar arasında bir iletişim köprüsü olarak hareket etmek.

Ücret ve Yan Haklar (%10)

1. Doğru ve zamanında maaş ödemesi yapılmasını sağlamak için yerel maaş bordrosu sağlayıcıları veya bankalarla irtibat kurmak.
2. Yerel çalışanlar için sosyal güvenlik, emeklilik fonu (provident fund) katkıları ve diğer yasal hakları yönetmek.
3. Şirket yan hak programlarının uygulanması ve duyurulmasında merkeze yardımcı olmak.

Eğitim ve Gelişim (%10)

1. Merkeze, yerel eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde yardımcı olmak.
2. Yerel eğitim faaliyetlerini (iş güvenliği eğitimi, iş becerileri eğitimi gibi) organize etmek ve koordine etmek.

İdari Sistem Kurulumu ve Yönetimi (%15)

1. Yerel idari işlerin sorunsuz yürütülmesini sağlamak.
2. İdari satın alma, varlık yönetimi ve günlük ofis prosedürlerini başlangıçta oluşturmak.
3. Günlük ofis ortamı yönetimi, güvenlik, temizlik, bitkiler ve diğer lojistik destek konularından sorumlu olmak.
4. Şirket araçlarını, uçuş rezervasyonlarını, otel rezervasyonlarını ve diğer seyahat hizmetlerini yönetmek.
5. Ofis malzemeleri, içme suyu vb. tedariği, envanter yönetimi ve dağıtımını gerçekleştirmek.
6. Ziyaretçileri karşılamak, telefonlara bakmak ve günlük yazışma ve belgeleri idare etmek.

Kültür ve İletişim (%15)

1. Türk ve Çinli çalışanlar için kültür alışverişi aktiviteleri organize edilmesine yardımcı olarak takım entegrasyonunu teşvik etmek.
2. İhtiyaç duyulduğunda temel Türkçe-Çince tercüme desteği sağlayarak iletişimin sorunsuz ilerlemesini sağlamak.

Nitellikler ve Temel Gereksinimler

Eğitim

Lisans derecesi veya üzeri. İnsan Kaynakları Yönetimi, İşletme, İdari Yönetim veya ilgili alanlardan mezunlar tercih edilir.

Deneyim

1. İnsan Kaynakları veya İdari İşler alanında en az 3 yıl ilgili deneyim.
2. Fabrika veya imalat ortamı deneyimi tercih sebebidir.
3. Yeni fabrika/şirket kurulum projelerine deneyimi tercih sebebidir.

Dil

1. Türkçe ana dil seviyesinde akıcı olmak (zorunlu).
2. Çince (Mandarin) iletişim becerilerinde (dinleme, konuşma, okuma, yazma) iyi seviyede olmak; Çinli yönetimle etkin iş iletişimi kurabilmek.
3. İyi seviyede İngilizce bilgisi tercih sebebidir.

Bilgi ve Beceriler

1. Türk iş kanunları, sosyal güvenlik ve emeklilik fonu politikalarına hakim olmak temel gereksinimdir.
2. MS Office yazılımlarını (Word, Excel, PowerPoint) etkin kullanabilmek.
3. Mükemmel iletişim ve koordinasyon becerileri, problem çözme yeteneği ve hizmet odaklılık.
4. Dışa dönük kişilik, proaktif, güçlü direnç ve başlangıç aşamasındaki çoklu görev ortamına uyum sağlama yeteneği.
5. Yüksek sorumluluk bilinci ve gizlilik farkındalığı.

My Client is global leader specializing in the manufacturing of silicon steel and transformer cores. They offer comprehensive solutions spanning from value chain integration to transformer core manufacturing. Its product portfolio includes transformer cores, silicon steel, distribution cores, and more

Currently looking for a Administrative Manager.

Main Duties

Local Compliance & Policy Research

10%

1. Conduct in-depth research on Turkish labor law, social security policies, tax regulations, visa/work permit procedures, etc., and compile reports to support headquarters decision-making.

2. Assist headquarters in establishing an "Employee Handbook" and various HR/Admin policies and procedures that comply with Turkish legal requirements.

Recruitment

15%

1. Post job vacancies on local mainstream recruitment channels (e.g., LinkedIn, Kariyer.net, Eleman.net) based on the recruitment plan approved by headquarters.

2. Independently execute the full recruitment cycle: initial resume screening, phone interviews, interview scheduling, background checks, and issuing offer letters.

3. Focus on recruiting production line operators, frontline supervisors, and local administrative support positions.

Employee On/Offboarding & HR Management

15%

1. Execute procedures for employee onboarding, offboarding, transfers, and contract renewals.

2. Maintain employee personnel files (both physical and electronic), ensuring accuracy and confidentiality.

3. Manage employee attendance and leave records, and accurately submit them to headquarters or external payroll providers.

4. Handle the signing, filing, and other procedures for local employees' labor contracts, ensuring 100% legal compliance.

5. Coordinate work permits, residence permits, and accommodation arrangements for expatriate Chinese employees.

6. Assist in organizing new employee orientation training, introducing company culture, policies, and safety regulations.

7. Assist in handling basic employee relations issues, acting as a communication bridge between management and employees.

Compensation & Benefits

10%

1. Liaise with local payroll providers or banks to ensure accurate and timely payroll processing.

2. Manage social security, provident fund contributions, and other statutory benefits for local employees.

3. Assist headquarters in implementing and communicating company benefit programs.

Training & Development

10%

1. Assist headquarters in identifying local training needs.

2. Organize and coordinate local training activities (e.g., work safety training, job skills training).

Admin System Setup & Management

15%

1. Ensure the smooth operation of local administrative tasks.

2. Establish initial administrative procurement, asset management, and daily office procedures.

3. Be responsible for daily office environment management, security, cleaning, plants, and other logistical support.

4. Manage company vehicles, flight bookings, hotel reservations, and other travel services.

5. Handle the procurement, inventory management, and distribution of office supplies, drinking water, etc.

6. Receive visitors, answer phone calls, and handle daily correspondence and documents.

Culture & Communication

15%

1. Assist in organizing cultural exchange activities for Chinese and Turkish employees to promote team integration.

2. Provide basic Turkish-Chinese translation support when needed to ensure smooth communication.

Qualifications & Basic Requirements

Education

Bachelor's degree or above. Preference for majors in Human Resource Management, Business Administration, Administrative Management, or related fields.

Experience

1. Minimum 3 years of relevant experience in Human Resources or Administration.

2. Experience in a factory or manufacturing environment is preferred.

3. Experience participating in new factory/company setup projects is preferred.

Language

1. Must be fluent in Turkish (Native proficiency).

2. Good command of Chinese (Mandarin) communication skills (listening, speaking, reading, writing), enabling effective work communication with Chinese management.

3. Good English proficiency is preferred.

Knowledge & Skills

1. Proficiency in Turkish labor laws, social security, and provident fund policies is a fundamental requirement.

2. Proficient in using MS Office software (Word, Excel, PowerPoint).

3. Excellent communication and coordination skills, problem-solving ability, and service orientation.

4. Outgoing personality, proactive, strong resilience, and ability to adapt to a multi-tasking work environment in the start-up phase.

5. High sense of responsibility and confidentiality awareness.