CEO Office Manager

الغرض من الوظيفة

تنظيم وإدارة جميع أعمال ومهام مكتب الرئيس التنفيذي، وضمان سير العمليات الإدارية اليومية بكفاءة عالية، وتنسيق الاتصال بين الرئيس التنفيذي والإدارات الداخلية والخارجية، بما يضمن تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية

المهام والمسؤوليات الرئيسية

إدارة المكتب وتنظيم العمل

• الإشراف الكامل على جميع الأنشطة الإدارية في مكتب الرئيس التنفيذي
• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي (الاجتماعات، المواعيد، السفر، الفعاليات)
• استقبال المراسلات الواردة والصادرة وتنظيمها وحفظها بسرية تامة

التنسيق والمتابعة

• التنسيق بين الرئيس التنفيذي والإدارات الأخرى لضمان سرعة تنفيذ القرارات والتعليمات
• متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الرئيس التنفيذي ورفع التقارير الدورية عن حالة التنفيذ
• إعداد ومراجعة المذكرات، والعروض التقديمية، والتقارير المطلوبة

الاتصال والعلاقات

• تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي في الاجتماعات أو الفعاليات عند الحاجة
• التعامل مع الجهات الخارجية (شركاء، عملاء، جهات حكومية) بما يعكس صورة احترافية عن الشركة
• الرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية بطريقة احترافية ومنظمة

الدعم الإداري والتنظيمي

• إعداد ومراجعة الخطابات وسجلات المكتب وفق نظام حفظ إلكتروني وورقي
• المساهمة في تحسين أنظمة وأساليب العمل في المكتب
• تنظيم الاجتماعات الدورية لمجلس الإدارة أو اللجان التنفيذية وتوثيق محاضرها

السرية والمهنية

• التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة بسرية تامة
• ضمان أعلى درجات المهنية والدقة في تنفيذ المهام

مهام ومسؤوليات أخرى

تنفيذ أي مهام أو مسؤوليات أخرى يتم تكليفها من قبل المدير المباشر

المؤهلات (التعليم والشهادات)

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، او الإدارة العامة أو في مجال ذي صلة

الخبرات

• خبرة لا تقل عن 8 سنوات في إدارة المكاتب التنفيذية أو في منصب مشابه
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وبرامج إدارة المكاتب.
• مهارات عالية في الاتصال، التنظيم، وإدارة الوقت
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة