Executive Administrative Assistant

Key Responsibilities:

Support for CEO:

• Provide professional and personal scheduling for the CEO, managing agendas, emails, phone calls, and client interactions.

• Coordinate complex scheduling and information flow for senior executives.

• Manage travel logistics for senior executives, including transportation, accommodations, and meals.

Confidential Matters:

• Proper management of sensitive information related to the CEO and the organization.

• Executive Communications: All emails, phone calls, and messages, whether personal or professional, should be treated with confidentiality. You may be privy to discussions and correspondence that contain sensitive information.

• Handle documents, reports, and memos that are of a confidential nature is a regular part of this role. It is essential to maintain their security and prevent unauthorized access.

• Accurate recording of meeting minutes is crucial. The information discussed during meetings, whether strategic or personal, should be treated with the utmost discretion and never disclosed without proper authorization.

• Entrusted with CEO personal matters, such as managing their personal schedule, correspondence, and confidential family or health-related information. These matters must remain private and protected.

• Filing and recording of Corporate records, personal files, and other documents should be handled with care and kept secure.

• Discretion and confidentiality with access to information that is not meant for public knowledge.

• Build and maintain trust with the CEO and the executive team is critical. Maintain discretion, reliability, and the ability to safeguard personal and confidential information.

Administrative Support:

• Assist CEO and C Level executives in daily administrative tasks, including calendar management, meeting coordination, and correspondence handling.

• Arrange travel itineraries and accommodations for executives, ensuring seamless logistics.

• Prepare and distribute meeting materials, agendas, and presentations.

• Record accurate meeting minutes, documenting discussions, and decisions.

• Assist in document preparation, editing, and report creation.

• Manage executive's appointment schedule, plan meetings, and attend to travel arrangements.

• Welcome guests and customers, both in person and on the telephone, and answer inquiries.

• Maintain confidentiality and protect operations.

• Complete projects by assigning work with clerical staff and ensuring results are delivered.

• Secure information through database backups.

• Maintain office supplies inventory and equipment.

• Stay updated through education and professional development.

• Provide office support, including typing, dictation, spreadsheet creation, and maintenance of filing systems.

• Organize team communications and plan internal and off-site events.

Communication and Coordination:

• Manage and prioritize incoming communications, redirecting as necessary.

• Liaise with internal and external stakeholders, facilitating effective collaboration.

• Act as a liaison between executives and various stakeholders, handling inquiries and resolving issues professionally.

Special Projects:

• Coordinate and oversee special projects, including data research and report preparation.

• Organize and maintain files and records to ensure accessibility and accuracy.

Función Principal de Puesto:

Proveer apoyo administrativo al CEO y a los ejecutivos de nivel C.

• Proveer manejo profesional y personal de la agenda del CEO, incluyendo la administración de agendas, correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones con clientes.

• Coordinar agendas complejas y el flujo de información para ejecutivos senior.

• Gestionar la logística de viajes de ejecutivos senior, incluyendo transportación, alojamiento y comidas.

• Manejo adecuado de información sensitiva relacionada con el CEO y la organización.

• Todos los correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes, ya sean personales o profesionales, deben manejarse con estricta confidencialidad. Puede tener acceso a conversaciones y correspondencia que contengan información sensitiva.

• Manejar documentos, informes y memorandos de naturaleza confidencial es parte regular de este rol. Es esencial mantener su seguridad y prevenir accesos no autorizados.

• El registro preciso de minutas de reuniones es crucial. La información discutida durante reuniones, ya sea estratégica o personal, debe manejarse con la mayor discreción y nunca divulgarse sin la debida autorización.

• Se le confiarán asuntos personales del CEO, tales como el manejo de su agenda personal, correspondencia e información confidencial relacionada con su familia o salud. Estos asuntos deben permanecer privados y protegidos.

• El archivo y registro de documentos corporativos, archivos personales y otros documentos deben manejarse con cuidado y mantenerse seguros.

• Mantener discreción y confidencialidad al tener acceso a información que no está destinada al conocimiento público.

• Construir y mantener la confianza con el CEO y el equipo ejecutivo es fundamental. Mantener discreción, confiabilidad y la capacidad de proteger información personal y confidencial.

• Asistir al CEO y a ejecutivos de nivel C en tareas administrativas diarias, incluyendo manejo de calendarios, coordinación de reuniones y manejo de correspondencia.

• Organizar itinerarios de viaje y alojamientos para ejecutivos, asegurando una logística eficiente.

• Preparar y distribuir materiales de reuniones, agendas y presentaciones.
• Registrar minutas de reuniones de manera precisa, documentando discusiones y decisiones.
• Asistir en la preparación, edición de documentos y elaboración de informes.
• Manejar la agenda de citas de los ejecutivos, planificar reuniones y atender arreglos de viaje.
• Recibir visitantes y clientes, tanto en persona como por teléfono, y atender consultas.
• Mantener la confidencialidad y proteger las operaciones de la empresa.
• Completar proyectos asignando trabajo al personal clerical y asegurando la entrega de resultados.
• Proteger la información mediante respaldos de bases de datos.
• Mantener el inventario de suministros de oficina y equipos.
• Mantenerse actualizado mediante educación y desarrollo profesional.
• Proveer apoyo de oficina, incluyendo mecanografía, dictado, creación de hojas de cálculo y mantenimiento de sistemas de archivo.
• Organizar comunicaciones del equipo y planificar eventos internos y fuera de la oficina.

Comunicación y Coordinación

• Administrar y priorizar comunicaciones entrantes, redirigiéndolas según sea necesario.

• Servir de enlace con partes interesadas internas y externas, facilitando una colaboración efectiva.

• Actuar como enlace entre los ejecutivos y diversos grupos de interés, atendiendo consultas y resolviendo asuntos de manera profesional.

Proyectos Especiales

• Coordinar y supervisar proyectos especiales, incluyendo investigación de datos y preparación de informes.

• Organizar y mantener archivos y registros para asegurar su accesibilidad y exactitud.

Funciones Adicionales:

• Cumplir con los deberes y responsabilidades del puesto según se estipula en la Descripción de Puesto.

• Cumplir con todas las políticas del Departamento de Recursos Humanos de la Compañía.

• Observar las medidas de seguridad e higiene establecidas por la empresa.

• No incurrir en conducta indebida, desordenada, criminal o inmoral que pueda afectar razonablemente los mejores intereses de la empresa.

• Cumplir con las órdenes e instrucciones de su supervisor directo.

• No competir con las actividades o negocios de la empresa.

• Cualquier otra tarea que su supervisor le requiera.

Condiciones de Trabajo / Actividad Física:

• Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado regularmente deberá hablar y escuchar.

• Con frecuencia se requiere que el empleado esté de pie, camine, utilice las manos para manipular objetos o alcanzar con las manos y brazos.

• Ocasionalmente se requerirá sentarse, subir o mantener el equilibrio, así como agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas o gatear.

• El empleado deberá levantar y/o mover con frecuencia objetos de hasta 10 libras.

• Las habilidades visuales requeridas incluyen visión cercana, visión a distancia, visión de colores, visión periférica, percepción de profundidad y capacidad de ajustar el enfoque.

Nota Aclaratoria: Esta descripción de puesto provee los deberes y requisitos generales del puesto. La misma no debe entenderse como una lista de tareas absoluta. La Compañía puede requerirle al incumbente del puesto que realice funciones relacionadas que no están expresamente detalladas en este documento para satisfacer los objetivos del puesto con relación a las necesidades operacionales de la Compañía. De tener alguna pregunta sobre sus funciones, debe dirigirla inmediatamente a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos.