Executive Secretary

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية

الإدارة: الإدارة العليا / مكتب المدير العام

التبعية: مباشرة للمدير العام أو المدير التنفيذي

الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة العليا من خلال تنسيق الاجتماعات، وإعداد المراسلات والتقارير، وتنظيم الملفات، وضمان سير العمل الإداري بسلاسة وكفاءة.

المهام والمسؤوليات:

- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد والرحلات.

- إعداد المراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات والتقارير الدورية.

- استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات والتواصل مع الجهات الداخلية والخارجية.

- إدارة الملفات والسجلات وتنظيم الوثائق الهامة بسرية تامة.

- متابعة المهام الموكلة من قبل الإدارة والتنسيق بين الأقسام المعنية.

- دعم تنفيذ الخطط الإدارية والقرارات الصادرة عن الإدارة العليا.

- الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.

المؤهلات المطلوبة:

- شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، السكرتارية أو ما يعادلها.

- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية.

- إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office.

- مهارات عالية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.

- إجادة اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثاً).

Job Description: Executive Secretary

Job Title: Executive Secretary

Department: Executive Office / General Management

Reports to: General Manager or Executive Director

Job Objective:

To provide high-level administrative and organizational support to senior management by coordinating meetings, preparing correspondence and reports, managing files, and ensuring efficient workflow.

Key Responsibilities:

- Schedule meetings, appointments, and travel arrangements.

- Prepare official correspondence, meeting minutes, and periodic reports.

- Handle incoming calls and inquiries; communicate with internal and external parties.

- Maintain and organize confidential files and documents.

- Follow up on tasks assigned by management and coordinate with relevant departments.

- Support the implementation of administrative plans and decisions.

- Ensure confidentiality of all sensitive information and company data.

Qualifications:

- Diploma or bachelor's degree in administration, Secretarial Studies, or equivalent.

- Minimum 3 years of experience in executive secretarial work.

- Proficiency in Microsoft Office and office management tools.

- Strong communication, organizational, and time-management skills.

- Fluent in Arabic and English (written and spoken).

Job Type: Full-time

Pay: QAR24.23 - QAR29.19 per hour