Logistics Officer- مسؤول لوجستك

مسؤول لوجستك

ملخص الوظيفة:

نبحث عن منسقين متخصصين وذوي اهتمام كبير بالتفاصيل لإدارة أسطول المركبات الصغيرة والشاحنات لدى شركة مسارات الجود للخدمات التجارية. يتولى شاغل الوظيفة تتبع استخدام المركبات وجدولة الرحلات وإعداد وثائق النقل (البيان)، إضافةً إلى ضمان الامتثال الكامل للّوائح والأنظمة الصادرة عن وزارة النقل والهيئة العامة للنقل في المملكة العربية السعودية، مع الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدّثة لجميع المركبات. كما تشمل المهام متابعة احتياجات الصيانة، وتنسيق تزويد الوقود وغيار الزيت في مواعيدها المحددة لضمان تشغيل الأسطول بسلاسة وكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية:1) العمليات اليومية:

• تتبع الرحلات اليومية للمركبات الصغيرة والشاحنات، بما في ذلك أوقات البداية والنهاية.
• مراقبة مدة كل رحلة وضمان التوجيه والالتزام.
• متابعة تقارير شرطة مرور (بيان) والالتزام بها.

2) صيانة المركبات:

• إجراء فحوصات دورية للمركبات الصغيرة والشاحنات.
• ضمان التجديد في الوقت المحدد لبطاقات التشغيل لكل شاحنة سنوياً.

3) إدارة تزويد الوقود ومخصصاته:

• الإشراف على عمليات التزويد بالوقود وتسجيل الكميات لكل مركبة.
• تحليل معدلات الاستهلاك لكشف أي انحرافات.

4) تتبع غيار الزيت واحتياجات الأسطول:

• مراقبة قراءات العداد وجداول غيار الزيوت والفلاتر.
• ضمان تنفيذ خطط الصيانة الوقائية بانتظام وفي مواعيدها.

5) التوثيق والامتثال:

• الحفاظ على تحديث جميع الوثائق المتعلقة بكل مركبة، بما في ذلك التأمين، والتذاكر، ورخص القيادة.
• ضمان تجديد جميع الوثائق ذات الصلة في الوقت المناسب.
• متابعة تذاكر السرعة وتقديم الشكاوى عند الضرورة.

6) الامتثال التنظيمي:

• متابعة المستجدات من قوانين ولوائح وزارة النقل.
• تنفيذ المعايير الجديدة من هيئة المواصفات والمقاييس.
• ضمان الالتزام بجميع قواعد وأنظمة المرور.

7) تسليم المركبات والتواصل:

• تسليم المركبات للموظفين مع ضمان الوثائق اللازمة وفحوصات الحالة.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع الحوادث وأنشطة الصيانة.
• استقبال المركبات في حال أي تخليص مع ضمان الحالة وإجراء الفحص.

8) التواصل والإبلاغ عن الحوادث:

• العمل كجهة الاتصال الرئيسية لأي طارئ يتعلق بالمركبات (حوادث، أعطال) وحفظ سجلات تفصيلية لجميع الحوادث.

9) التقارير:

• إعداد وتقديم تقارير تحليل أسبوعية حول تحركات المركبات.
• تتبع وتحليل أنماط استخدام المركبات وتقديم توصيات للتحسينات.

المتطلبات:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في اللوجستيات أو إدارة النقل تعتبر ميزة.
• خبرة في إدارة الأسطول أو في دور ذي صلة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة.
• مهارات تواصل ممتازة.
• معرفة بقوانين المرور المحلية وأنظمة وزارة النقل والهيئة العامة للنقل.
• إتقان MS Office Suite — أنظمة تتبع الأسطول GPS
• العربية إجادة تامة — الانجليزية مستوى جيد للتواصل التقني
• رخصة قيادة سارية.

المهارات:

• قدرات تنظيمية عالية في إدارة سجلات المركبات والوثائق والجداول.
• الدقة والتحليل واهتمام كبير بالتفاصيل، مع مهارات تحليلية قوية لتتبع البيانات وتحليل أنماط الاستخدام.
• مهارات استثنائية في التعامل مع الطوارئ والأعطال واتخاذ قرارات سريعة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
• قدرات قوية في حل المشكلات.
• القدرة على إدارة وتتبع مهام متعددة في آن واحد.
• مهارة تواصل ممتازة مع السائقين والموردين والإدارة.

Logistics Officer

Job Summary:

We are looking for specialized fleet coordinators with great attention to details to manage a fleet of small vehicles and trucks at Masarat Aljood for Commercial Services. The job holder is responsible for tracking vehicle usage, scheduling trips, and preparing transport documents (Bayaan), in addition to ensuring full compliance with the regulations and systems issued by the Ministry of Transport and the General Authority of Transport in the Kingdom of Saudi Arabia, while maintaining accurate and updated records for all vehicles. The responsibilities also include monitoring maintenance needs, and coordinating fuel supply and engine oil changes on their specific schedules to ensure the fleet operates smoothly and efficiently.

Key Responsibilities:

1) Daily Operations:

• Track daily trips for small vehicles and trucks, including start and end times.
• Monitor the duration of each trip and ensure routing and compliance.
• Follow up on traffic police reports (Bayaan) and ensure compliance.

2) Vehicle Maintenance:

• Conduct periodic inspections for small vehicles and trucks.
• Ensure timely renewal of operation cards for each truck annually.

3) Fuel Supply Management and Its Allowances:

• Supervise fuel supply operations and record the quantities for each vehicle.
• Analyze fuel consumption rates to detect any deviations.

4) Tracking Engine Oil Changes and Fleet Needs:

• Monitor odometer readings and schedules for engine oil and filters changes.
• Ensure implementation of preventive maintenance plans regularly and on time.

5) Documentation and Compliance:

• Maintain and update all documents related to each vehicle, including insurance, tickets, and driver licenses.
• Ensure renewal of all relevant documents in a timely manner.
• Follow up on speeding tickets and submit complaints when necessary.

6) Regulatory Compliance:

• Follow up on updates to laws and regulations from the Ministry of Transport.
• Implement new standards from the Standards, Metrology and Quality Organization (SMSQO).
• Ensure compliance with all traffic rules and regulations.

7) Vehicle Handover and Communication:

• Hand over vehicles to employees while ensuring the necessary documents and condition checks.
• Keep detailed records of all accidents and maintenance activities.
• Receive vehicles in case of any clearance, ensuring their condition and conducting the required inspection.

8) Communication and Accident Reporting:

• Act as the primary point of contact for any emergency related to vehicles (accidents, breakdowns) and keep detailed records of all incidents.

9) Reports:

• Prepare and submit weekly analysis reports on vehicle movements.
• Track and analyze vehicle usage patterns and provide recommendations for improvements.

Requirements:

• High school diploma or equivalent; additional qualifications in logistics or transportation management are an advantage.
• Experience in fleet management or in a related role.
• Strong organizational skills and the ability to handle multiple tasks.
• Excellent communication skills.
• Knowledge of local traffic laws and regulations, and the regulations of the Ministry of Transport and the General Authority of Transport.
• Proficiency in MS Office Suite and GPS .
• Arabic (fluent) — English (good level of technical communication)
• Valid driving license.

Skills:

• High capabilities in managing vehicle records, documents, and schedules.
• Accuracy, analysis, and strong attention to details, with analytical skills to track data and analyze usage patterns.
• Exceptional skills in handling emergencies and breakdowns and making quick decisions.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.
• Strong problem-solving skills.
• Ability to manage and track multiple tasks at the same time.
• Excellent communication skills with drivers, suppliers, and management.

Work Location: In person