Management/Office-assistent faculteit TBM - afdeling Multi-Actor Systems, sectie Beleidsanalyse

Wij zijn het visitekaartje en eerste aanspreekpunt voor collega's, studenten en bezoekers. Kom jij ons team versterken?

Functieomschrijving

Dit ga je doen:

Als management assistent binnen de sectie Beleidsanalyse ben jij samen met twee collega’s de spil van het team. Jullie ondersteunen een diverse groep van zo’n 80 medewerkers en gasten waarvoor jullie samen zorgen dat alles op rolletjes loopt. Je hebt dagelijks contact met collega’s, studenten en internationale bezoekers – zowel online als op locatie – en bent vaak het eerste aanspreekpunt.

Je vindt het leuk om met verschillende mensen en systemen te werken. Je blijft graag op de hoogte van nieuwe tools en denkt mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen. Je weet wat prioriteit heeft en werkt zelfstandig en proactief.

Jouw taken in het kort:

• Beheren van meerdere (soms complexe) agenda’s.
• Ondersteunen bij HR-, financiële en reisadministratie.
• Regelen van bestellingen (bijv. kantoorartikelen, IT-middelen).
• Beantwoorden van e-mails en telefoon.
• Verstrekken van informatie in zowel Nederlands als Engels.
• Ondersteunen bij meetings, events en andere activiteiten van de sectie.

Jouw werkomgeving;

Je komt terecht bij de sectie Beleidsanalyse, onderdeel van de afdeling Multi-Actor Systems binnen de faculteit Techniek, Bestuur en Management van de TU Delft.

Je werkt nauw samen met de twee andere secretaresses binnen de sectie. Bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken waar.

De sfeer is open, collegiaal en informeel in het onderlinge contact, met ruimte voor jouw ideeën en initiatief.

Functie-eisen

• Je bent vriendelijk, representatief, servicegericht en leergierig.
• Je werkt oplossingsgericht en nauwkeurig.
• Je denkt mee en twee stappen vooruit.
• Je toont initiatief.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Is je Engels nog niet zo goed, dan kun je tijdens werktijd een interne cursus volgen om je Engels te verbeteren.

Reageer als je:

• Ervaring hebt als managementassistent (of vergelijkbare functie).
• Minimaal MBO-niveau.
• Affiniteit hebt met het werken met verschillende digitale systemen.
• Ervaring hebt met het MS Office 365 pakket.
• De Nederlandse en bij voorkeur ook de Engelse taal goed beheerst.

Goed om te weten;

We starten met een contract voor 1 jaar, bij goed functioneren kan dit omgezet worden naar een vast contract.

Als het gaat om de omvang van je contract: de functie heeft een omvang van minimaal 24 uur en maximaal 32 uur per week (0,6fte - 0,8fte).

Ook gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 12 maanden Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 24-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Joyce van Velzen via j.j.c.vanvelzen@tudelft.nl. Wil je meer informatie over het recruitment proces, neem dan contact op met recruitment-tbm@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 20 juli 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op: Vanwege de vakantieperiode is ruimte gereserveerd voor de eerste ronde gesprekken op woensdag 5 en woensdag 12 augustus. De gesprekken voor de tweede ronde worden gehouden op maandag 17 augustus tussen 12.00 en 14.30 uur of dinsdag 18 augustus tussen 9.00 en 12.00 uur. Houd hier rekening mee wanneer je reageert.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.