Office Manager et Para-légal

Overview

Mission principale
Nous recherchons un Office Manager & Para-légal ultra-organisé et proactif, véritable pilier du bon fonctionnement administratif, juridique et logistique de nos bureaux à Dubaï. En lien étroit avec le Responsable Administratif et Financier (RAF) et le Chief of Staff, vous serez responsable de la coordination quotidienne des activités du bureau, de la gestion documentaire et de la conformité juridique locale. Votre rôle est clé pour garantir la fluidité opérationnelle, la rigueur administrative et la cohérence juridique des actions d'à Dubaï. Postes à pourvoir immédiatement à Marina Plaza à Dubaï.

Responsabilités clés

• Gestion administrative & coordination du bureau
• Assurer le bon fonctionnement des bureaux (accueil, logistique, fournitures, maintenance)
• Gérer les relations avec les prestataires locaux (fournisseurs, services généraux, maintenance, télécoms, etc.)
• Organiser les déplacements, réunions et événements internes
• Appuyer le RAF dans la gestion des documents administratifs, fiscaux et RH
• Superviser l'archivage physique et numérique des documents (contrats, factures, etc.)
• Support juridique et para-légal
• Préparer, suivre et classer les documents juridiques en lien avec les cabinets externes (contrats, NDA, baux, formalités, etc.)
• Assister dans la rédaction, relecture et mise à jour des contrats clients, prestataires et partenaires
• Garantir la conformité documentaire avec les exigences locales à Dubaï (licences, visas, autorisations)
• Coordonner les échanges avec les autorités locales, les free zones et les cabinets légaux
• Suivre le calendrier des échéances juridiques (renouvellements, audits, signatures)
• Support RH & recrutement
• Aider à la coordination du processus de recrutement (entretiens, onboarding, suivi administratif)
• Préparer les documents d'embauche et gérer les visas et enregistrements administratifs avec les partenaires RH
• Participer à la mise en place et au suivi des politiques internes (congés, absences, conformité)
• Synergie avec le RAF et le Chief of Staff
• Travailler en étroite collaboration avec le RAF pour garantir une gestion fluide des documents financiers et juridiques
• Assurer la transmission fluide des informations entre les pôles opérationnels, financiers et RH
• Soutenir le Chief of Staff dans la coordination globale et la mise en œuvre des process internes

Profil recherché

• Rigoureux(se), autonome et doté(e) d'un excellent sens de l'organisation. Capable de travailler dans un environnement exigeant, international et en croissance rapide.
• Diplomate, réactif(ve) et discret(ète), avec un fort sens de la confidentialité. Orienté(e) solution, avec une approche proactive et structurée. À l'aise dans la communication interculturelle et professionnelle.
• Expérience : 3 à 7 ans d'expérience en Office Management, assistanat de direction, juridique ou para-légal. Idéalement dans une société internationale ou un environnement entrepreneurial à Dubaï. Une expérience dans la coordination administrative multi-pays est un atout majeur.
• Compétences linguistiques : Français natif impératif. Anglais au minimum niveau Business, écrit et oral.
• Compétences techniques : Excellente maîtrise de Microsoft Office / Google Workspace. Bonne connaissance des outils de signature électronique (DocuSign, Dropbox Sign ). Connaissance des outils de gestion documentaire et RH (Notion, Deel, Zoho People, etc.). Familiarité avec les procédures légales et administratives aux Émirats Arabes Unis.
• Perspectives d'évolution : Évolution naturelle vers un rôle de Responsable Administration & Office Management. Possibilité d'étendre les missions sur la coordination juridique et le support à la Direction Générale.
• Environnement de travail stimulant, ultra dynamique, en forte croissance et cadre de vie exceptionnel à Dubaï. Prise en charge du Visa si nécessaire.

Procédure de recrutement

• 1er entretien de présélection avec Jean-Luc le responsable Acquisition de talents
• 2e entretien avec Alexis le Chief of Staff
• 3e entretien avec Fabrice le Directeur de la Performance
• 4e entretien avec Alec le CEO

Informations complémentaires

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