أخصائي دعم

• تقديم الدعم الإداري للبرامج والمشاريع الحالية والجديدة في مجال صياغة السياسات والإجراءات والنماذج والكتيبات والعروض التقديمية وغيرها.
• تنفيذ المهام وفق توجيهات المدير بما تمليه السياسات والإجراءات التي تشمل ولا تنحصر بالتالي ضمن طيف مسؤوليات الإداري الأول:
• صياغة المذكرات وتحري أقصى درجات التدقيق بالتفاصيل المتعلقة بمقاييس المخاطبة المتبعة في المدينة في من: الرقم المرجعي، والتاريخ، والشعار، والهوامش، واستخدام المصطلحات المناسبة للجمهور المستهدف.
• جدولة المواعيد والاجتماعات والأنشطة بشكل مبادر ودقيق وعمل الترتيبات اللازمة للاجتماعات والأنشطة قبل الموعد المحدد لها
• حضور وتحرير محضر الاجتماع الذي يتم التكليف به خلال فترة زمنية معقولة بالنظر للمهام المعلقة والأولويات.
• استقبال العملاء الداخليين والخارجيين واتخاذ الإجراءات الواجب اتخاذها وفق كل حالة.
• استقبال المكالمات الواردة للقسم وإحالتها إلى المدير أو للموظف المعني في القسم أو التعامل معها شخصياً وفق كل حالة.
• استلام وفتح البريد التقليدي والإلكتروني بشكل متكرر خلال اليوم لتسليمها للمدير أو إلى الأشخاص المعنيين أو التعامل شخصيا معها.
• الرد على الطلبات والاستفسارات الروتينية الواردة بشكل صحيح خلال 24 ساعة من تسلمها.
• القيام بمجموعة واسعة من الأعمال السكرتارية بما في ذلك القيام بمهام الطباعة والمراسلات وتحرير التقارير والاتفاقيات والعقود أو الوثائق أخرى وحفظها وتحديثها وفق توجيهات المدير.
• المساعدة في عمليات التخطيط الخاصة بالقسم و يتضمن ذلك وضع ومراجعة الأهداف وفق نطاق الخدمات المقدمة.
• القيام بترجمة الوثائق والكتيبات والنماذج من اللغة العربية إلى اللغة الإنجليزية والعكس وفق توجيهات المدير ومراجعة وتدقيق الترجمة التي يقوم بها الموظفين (إن اتقن).
• جمع المعلومات من المصادر المعنية واللازمة لإعداد التقارير الأسبوعية / الشهرية / الربع سنوية، وكذلك اللازمة لعمل الإحصائيات، ومؤشرات الجودة مع التأكد من اطلاع المدير والمتابعة المستمرة لمراجعتها.
• المساعدة في المشاريع التي يشرع بها القسم أو الفريق مثل الدورات التدريبية وعمل الكتيبات وتثقيف الموظفين والمستفيدين، وتنظيم مختلف الأنشطة.
• تقديم المساعدة والدعم لموظفي القسم في ما يتعلق بالأمور الإدارية.
• الرد على الهاتف بطريقة مهنية وفوريةوالاستجابة للرسائل الصوتية وتحويل المكالمات لاصحابها باساليب احترافية.
• إيصال الرسائل الواردة للمكتب للأشخاص المعنيين بطريقة مناسبة وفورية.
• المشاركة في الأنشطة التي تساهم في النمو والتطور المهني

الخبرة والمؤهلات المطلوبة

• المؤهل التعليمي

درجة البكالوريوس

• سنوات الخبرة

خمس سنوات في المجال.