سكرتيرة للرئيس التنفيذي

Job Description

– Secretary to CEOPosition Title:

Secretary to CEO

Reports To:

Chief Executive Officer (CEO)

Position Summary:

We are seeking a proactive and highly organized Secretary to support the CEO in managing daily schedules, handling customer communications, coordinating marketing activities, and serving as the main point of contact between the CEO and the internal team. The ideal candidate must be fluent in Arabic and English, demonstrate strong communication skills, and have the ability to manage multiple tasks with professionalism and discretion.

Key Responsibilities:Executive Support & Scheduling

- Manage the CEO’s calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
- Ensure timely reminders and follow-ups for the CEO’s commitments.
- Prepare agendas, minutes, and necessary documentation for meetings.

Communication & Customer Handling

- Act as the first point of contact for customers and partners via phone calls, emails, and in-person visits.
- Handle inquiries professionally, filter calls, and redirect messages as needed.
- Draft, proofread, and translate correspondence in English and Arabic.

Team Coordination & Follow-Up

- Serve as the point of contact with all employees regarding tasks or instructions from the CEO.
- Follow up with staff on all assignments delegated by the CEO until completed, and provide progress updates.
- Ensure smooth communication and accountability across departments.

Marketing & Coordination

- Support the execution of marketing activities, including social media posts, client communications, and promotional campaigns.
- Assist in preparing presentations, proposals, and reports for business development.
- Coordinate with marketing and design teams for brand visibility and engagement.

Administrative Duties

- Maintain filing systems (digital and physical) for the CEO’s office.
- Handle confidential documents with a high level of discretion.
- Track and follow up on key tasks assigned by the CEO to different departments.

Qualifications & Skills:

- Bachelor’s degree in Business Administration, Communications, or related field (preferred).
- Proven experience as a Secretary, Executive Assistant, or similar role.
- Excellent verbal and written communication in Arabic and English.
- Strong organizational and time management skills.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Knowledge of basic marketing activities (social media, email campaigns, branding).
- Professional appearance, high level of integrity, and confidentiality.

Personal Attributes:

- Highly organized and detail-oriented.
- Ability to multitask and prioritize under pressure.
- Strong interpersonal skills and customer-oriented approach.
- Proactive problem solver with a positive attitude.

الوصف الوظيفي – سكرتير/ة للرئيس التنفيذي

المسمى الوظيفي:

سكرتير/ة للرئيس التنفيذي

يتبع إلى:

الرئيس التنفيذي

ملخص الوظيفة:

نبحث عن سكرتير/ة نشيط/ة ومنظم/ة بدرجة عالية لدعم الرئيس التنفيذي في إدارة الجداول اليومية، التعامل مع اتصالات العملاء، تنسيق الأنشطة التسويقية، والعمل كنقطة اتصال رئيسية بين الرئيس التنفيذي وفريق العمل الداخلي. يجب أن يكون المرشح متمكناً من اللغة العربية والإنجليزية، ويتمتع بمهارات تواصل قوية، وقادر على إدارة مهام متعددة باحترافية وسرية.

المهام الرئيسية:الدعم التنفيذي وإدارة الجداول

- إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي بما في ذلك الاجتماعات والرحلات.
- ضمان التذكير والمتابعة في الوقت المناسب لالتزامات الرئيس التنفيذي.
- إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات والوثائق اللازمة.

الاتصالات والتعامل مع العملاء

- أن يكون نقطة الاتصال الأولى للعملاء والشركاء عبر المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والزيارات.
- التعامل مع الاستفسارات باحترافية وتحويل المكالمات أو الرسائل عند الحاجة.
- صياغة ومراجعة وترجمة المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية.

التنسيق مع الفريق والمتابعة

- أن يكون نقطة الاتصال مع جميع الموظفين فيما يخص التعليمات أو المهام الموكلة من الرئيس التنفيذي.
- متابعة إنجاز جميع المهام الموكلة من الرئيس التنفيذي حتى الانتهاء منها، وتقديم تقارير عن التقدم.
- ضمان سلاسة التواصل والمساءلة بين الأقسام.

التسويق والتنسيق

- دعم تنفيذ الأنشطة التسويقية بما في ذلك النشر على وسائل التواصل الاجتماعي والتواصل مع العملاء والحملات الترويجية.
- المساعدة في إعداد العروض التقديمية والمقترحات والتقارير لتطوير الأعمال.
- التنسيق مع فرق التسويق والتصميم لتعزيز هوية العلامة التجارية.

المهام الإدارية

- الحفاظ على أنظمة الملفات (الإلكترونية والورقية) لمكتب الرئيس التنفيذي.
- التعامل مع المستندات السرية بمستوى عالٍ من السرية.
- متابعة المهام الرئيسية الموكلة من الرئيس التنفيذي للأقسام المختلفة.

المؤهلات والمهارات:

- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصال أو أي مجال ذي صلة (مفضل).
- خبرة مثبتة كسكرتير/ة أو مساعد/ة تنفيذي/ة أو دور مشابه.
- إجادة التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
- إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، بوربوينت، أوتلوك).
- معرفة بالأنشطة التسويقية الأساسية (وسائل التواصل الاجتماعي، الحملات البريدية، العلامة التجارية).
- مظهر احترافي ومستوى عالٍ من النزاهة والسرية.

الصفات الشخصية:

- منظم/ة للغاية ودقيق/ة في التفاصيل.
- القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات تحت الضغط.
- مهارات تواصل قوية ونهج يركز على العملاء.
- مبادر/ة بحل المشكلات مع موقف إيجابي.

نوع الوظيفة: دوام كامل

الراتب المدفوع: ﷼٥٬٠٠٠٫٠٠ لكل شهر