مساعد تنفيذى ومنسق عمليات تشغيلة

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي ومنسق عمليات تشغيلية

​الهدف من الوظيفة:

لست مجرد منسق بل أنت محرك العمليات في مكتبنا بالرياض.يتمثل دورك في خلق بيئة عمل متناغمة وضمان تدفق العمليات بسلاسة بين الإدارة والعملاء والموردين مع تقديم صورة احترافية تليق بطموحاتنا.

​المسئوليات الجوهرية:

​إدارة الفضاء المكتبي: تولي مسئولية الافتتاح والإغلاق اليومي وضمان جاهزية المكتب لاستقبال النجاح.

​التميز الإداري: تنظيم الأرشيف الرقمي والورقي وإدارة المهام الإدارية بدقة متناهية.

​هندسة المواعيد: التنسيق الذكي للاجتماعات وإدارة أجندة المدير لضمان استغلال الوقت بأفضل شكل ممكن.

​سفير التواصل: بناء جسور الثقة مع العملاء من خلال متابعة احترافية ومستمرة.

​الضبط المالي: مراقبة التدفقات النقدية (التحصيلات والمدفوعات) بالتنسيق الوثيق مع القسم المالي.

​سلاسل الإمداد: إدارة المشتريات الأساسية والتفاوض الفعال مع الموردين لضمان الجودة والقيمة.

​عين الإدارة: إعداد تقارير أداء دورية (يومية/أسبوعية) تتسم بالشفافية والدقة، مع التنبيه الفوري لأي تحديات.

​المؤهلات والمتطلبات:

​الخبرة: (2-5 سنوات) في التنسيق الإداري أو العمليات.

​المهارات التقنية: براعة في استخدام Excel و Google Sheets لتحويل البيانات إلى رؤى واضحة.

​الذكاء التواصلي: مهارات اتصال استثنائية وقدرة على المتابعة.

​السمات الشخصية:

​الموثوقية: نعتمد عليك كركيزة أساسية.

​الاستباقية: لا تنتظر حدوث المشكلة، بل توقعها وحلها مسبقاً.

​روح الملكية: تتعامل مع أعمالنا وكأنها ملكك الخاص.

Job Title: Executive Assistant & Operations Rockstar

​Job Purpose:

More than an assistant, you are the "Operational Backbone" of our Riyadh office. Your mission is to orchestrate daily activities, harmonize client relations, and ensure our management is empowered with real-time insights to drive the business forward.

​Key Strategic Responsibilities:

​ Office Stewardship: Orchestrate the daily opening and closing rituals, ensuring the workspace is always "business-ready."

​ Administrative Mastery: Maintaining a clutter-free environment through meticulous filing and high-level admin support.

​ Calendar Architecture: Expertly managing the Manager’s schedule and coordinating high-stakes meetings.

​ Client Advocacy: Acting as the primary touchpoint for clients, ensuring their needs are met with prompt and professional follow-ups.

• ​Financial Gatekeeping: Tracking collections and payments in synergy with the accounting team to maintain a healthy cash flow.
• ​Procurement & Logistics: Managing essential supplies and vendor relationships with an eye for efficiency.

​ Insightful Reporting: Transforming daily activities into concise, actionable reports for management.

​What You Bring to the Table:

​ The Track Record: 2–5 years of proven excellence in admin or coordination roles.

​ The Tech Stack: Proficiency in Excel and Google Sheets for data organization.

​ The Connector: Top-tier communication skills with a "never-let-it-drop" approach to follow-ups.

​The Ideal Profile:

​ Reliable: You are the person everyone can count on.

​ Proactive: You see around corners and solve problems before they escalate.

​ Ownership Mindset: You take full accountability for the office’s success.

​KPIs (How We Measure Success):

​1. Reporting Integrity: Accuracy and punctuality of all data shared.

​Follow-up Velocity: Speed and effectiveness in closing open loops with clients/suppliers.

​3. Operational Harmony: The seamless, frictionless flow of daily office life.

نوع الوظيفة: دوام كامل

الراتب المدفوع: ﷼٣٬٠٠٠٫٠٠ لكل شهر

موقع العمل: بشكل شخصي