Asistente Administrativo

Administrative Assistant

Resumen del puesto

Estamos en búsqueda de un/a Asistente Administrativo/a proactivo/a y orientado/a al servicio al cliente, que brinde apoyo integral a nuestros agentes de seguros y gestione de manera eficiente las operaciones administrativas de la agencia.

Este rol es para funciones administrativas tradicionales y así como asistir en atención al cliente, coordinación con socios estratégicos y apoyo en la prospección de nuevos clientes. Las responsabilidades podrán ajustarse según las necesidades del negocio e implican exposición directa a clientes, agentes y compañías aseguradoras.

Esta posición es 100% presencial e incluye participación ocasional en eventos comunitarios, entrenamientos y actividades de la agencia.

Funciones Principales

• Recibir y asistir clientes en oficina (walk-ins y citas) con alto nivel de profesionalismo
• Mantener el área de trabajo organizada y presentable
• Atender llamadas, WhatsApp y correos electrónicos de manera oportuna y efectiva
• Dar seguimiento proactivo a solicitudes, documentos y procesos pendientes
• Garantizar una experiencia ágil, clara y de alta calidad para cada cliente
• Brindar apoyo administrativo integral a los agentes, facilitando su gestión diaria
• Asistir en el manejo de intakes para aplicaciones, renovaciones, cancelaciones y actualizaciones de pólizas
• Dar seguimiento a clientes activos y prospectos
• Coordinar citas, reuniones y entrenamientos
• Apoyar en el onboarding de nuevos agentes y requerimientos de compañías aseguradoras
• Asistir en Marketing
• Procesar solicitudes de servicio con precisión, asegurando cumplimiento y tiempos adecuados
• Manejar data entry con alta exactitud en CRM y múltiples plataformas
• Organizar y mantener archivos físicos y digitales accesibles y actualizados
• Apoyar en procesos de cumplimiento (documentación, firmas, disclosures)
• Preparar reportes básicos y asistir en tareas administrativas generales
• Gestionar el inventario de suministros de oficina y su reposición
• Apoyar en la generación y seguimiento de prospectos (leads)
• Contribuir a iniciativas de marketing y eventos comunitarios
• Identificar oportunidades para incrementar la base de clientes
• Brindar soporte comercial para el crecimiento sostenido de la agencia
• Navegar eficientemente múltiples plataformas tecnológicas para gestión de información y procesos
• Mantener comunicación fluida con clientes, agentes y proveedores
• Asistir en la preparación de informes y en la gestión de comisiones y documentación administrativa

Requisitos

• Bilingüe (español e inglés), hablado y escrito
• Alto nivel de comunicación oral y escrita, con excelente servicio al cliente y etiqueta telefónica.
• Capacidad para trabajar en un entorno dinámico y de ritmo rápido
• Manejo básico de tecnología (CRM, Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), aplicaciones de Google, Canvas)
• Altas Habilidades organizativas y de atención al detalle con capacidad para manejar múltiples tareas de manera eficiente en entornos dinámicos.
• Mentalidad proactiva y orientada a soluciones

Competencias clave:

• Actitud proactiva y emprendedora
• Capacidad de toma de decisiones y resolución de problemas
• Flexibilidad y adaptabilidad
• Gestión efectiva del tiempo y priorización de tareas
• Trabajo en equipo
• Energía y actitud positiva

Requisito de Licencia

• Preferiblemente con Licencia 4-40 (CSR), o
• Compromiso de obtenerla dentro de los primeros 90 días (se provee guía y apoyo con costos relacionados)

Condiciones de Trabajo

• Posición 100% presencial en Lake Mary, FL
• Disponibilidad para trabajar de lunes a viernes (con flexibilidad según necesidades operativas)
• Disponibilidad ocasional para eventos, fines de semana o horarios extendidos
• Interacción constante con clientes y equipo (no es rol remoto)

Perfil Ideal

• Persona confiable, responsable y orientada a resultados
• Actitud profesional y positiva en todo momento
• Capacidad de ejecutar sin supervisión constante
• Interés en desarrollar una carrera en la industria de seguros

Qué ofrecemos

• Ambiente profesional, estructurado y en crecimiento
• Oportunidad de desarrollo y crecimiento profesional
• Salario base competitivo + incentivos y comisiones
• Equipo colaborativo y apoyo continuo
• Programa de referidos
• Capacitación pagada y continua

Detalles del empleo

Tipo de empleo: Tiempo completo

Ubicación: Lake Mary, FL 32746 (Requerido)
Debe poder trasladarse o reubicarse antes de comenzar

Pay: $16.00 - $17.00 per hour

Benefits:

• Referral program

Work Location: In person