Yönetici Asistanı

Pozisyon Özeti

Çok uluslu ve birden fazla ülkede faaliyet gösteren bir şirketin CEO’suna doğrudan destek sağlamak. Program yönetimi, seyahat düzenlemeleri, iletişim koordinasyonu ve genel ofis organizasyonu gibi görevleri üstlenerek CEO’nun ve ailesinin iş ve özel yaşam süreçlerini kolaylaştırmak.

Nitelikler

1.Eğitim ve Deneyim

• Üniversite mezunu (tercihen İşletme, İdari Bilimler, Uluslararası İlişkiler veya benzeri bir alanda).
• Benzer pozisyonda en az 3-5 yıl deneyim.

2.Dil Becerileri

• İleri düzeyde Türkçe ve İngilizce (okuma, yazma, konuşma)

3.Teknik Beceriler

• MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ve benzeri ofis araçlarına hâkimiyet.
• Online toplantı ve proje yönetim araçları (Zoom, Teams vb.) konusunda deneyimli.
• Uluslararası seyahat rezervasyon, vize başvuruları ve benzeri platformları kullanma yetkinliği.

4.Kişisel Özellikler

• Güçlü organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.
• Detaylara önem veren, çözüm odaklı ve proaktif çalışma tarzı.
• Yüksek iletişim becerisi, diplomatik yaklaşım ve temsil kabiliyeti.
• Esnek çalışma saatlerine ve yoğun iş temposuna uyum sağlayabilme.
• Gizlilik ve güvenilirlik konularında azami hassasiyet gösterme.

6.İdari ve Kültürel Farkındalık:

• Farklı ülkelerin idari ve kültürel dinamiklerini anlamaya istekli.
• Uluslararası organizasyon ve iş yapış biçimlerine hâkim veya hızlı uyum sağlayabilen.

Pozisyonun gerektirdiği esneklik ve yoğun tempo, profesyonel bir yaklaşım ve güçlü iletişim becerilerini zorunlu kılmaktadır.

İş Tanımı

1.Takvim ve Program Yönetimi

• CEO’nun günlük, haftalık ve aylık programını düzenlemek, toplantıları planlamak ve hatırlatmalar yapmak.
• Farklı zaman dilimleri ve uluslararası tatilleri dikkate alarak etkin yönetim sağlamak.

2.Seyahat ve Lojistik Düzenlemeleri

• Yurt içi ve yurt dışı seyahat programlarını organize etmek (uçuş, konaklama, vize işlemleri, ulaşım).
• Seyahat bütçesini takip etmek ve giderlerin raporlamasını yapmak.
• Aile üyelerinin seyahat planlamalarını koordine etmek.

3.İletişim ve Yazışma Yönetimi

• CEO adına gelen e-postaları ve telefon aramalarını yönetmek, önceliklendirmek ve gerektiğinde yönlendirmek.
• CEO’nun talimatı doğrultusunda resmi yazışmalar, e-posta ve raporlar hazırlamak.
• Aile bireylerinin resmi ve kişisel yazışmalarında ihtiyaç duyduklarında destek vermek.

4.Toplantı Organizasyonu

• Yönetim Kurulu, hissedar ve ekip toplantılarının ön hazırlıklarını yapmak, gündem oluşturmak.
• Toplantı notlarını almak ve aksiyon maddelerini takip etmek.

5.Belge ve Dosya Yönetimi

• Önemli belgeleri güvenle saklamak, dosyalamak ve gerektiğinde kolayca erişilebilir hale getirmek.
• Uluslararası sözleşme, sözlü ve yazılı onay gerektiren belgelerin takibini yapmak.

6.Koordinasyon ve İletişim

• Şirket içi ve dışı paydaşlarla etkin iletişim kurarak bilgi akışını sağlamak.
• Uluslararası ofis veya iş ortaklarıyla iletişimi organize ederek zaman farkları ve kültürel farklılıklara dikkat etmek.

7.Genel Destek Görevleri

• Etkinlik, konferans ve seminer katılımlarını planlamak, kayıt süreçlerini yönetmek.
• Gereken durumlarda fuara katılım göstererek, müşteri görüşmelerinin planlamasını yapmak.
• Aile üyelerinin günlük ihtiyaçları ve lojistik gereksinimleri (alışveriş, özel randevular vb.) konusunda destek vermek.

8.Kişisel Destek Görevleri (CEO ve Ailesi)

• CEO ve ailesinin özel planlamalarını yapmak (ailevi programlar, çocukların okul ve etkinlik takibi vb.).
• Özel davet, organizasyon ve kutlamaların planlanması ile ilgili süreçleri yönetmek.
• Kişisel ödemeleri, faturalandırmaları ve finansal takibi (aileye ait üyelikler, abonelikler vb.) koordine etmek.
• Ailenin resmi evrak işlerinde (vize, pasaport yenileme, randevu alma) destek sağlamak.
• Birden fazla ülkede bulunan evlerin bakım, düzen ve operasyonlarını koordine etmek:

. *Temizlik, tadilat, güvenlik, faturalar ve diğer bakım konularını takip etmek.

*Gerekli hizmet sağlayıcılarla (temizlik personeli, bakım/onarım ekipleri, güvenlik şirketleri vb.) iletişimi yönetmek.

*Evin genel düzenini sağlamak ve eksiklikleri tespit ederek uygun aksiyonları almak.