Personal Assistant

Houseng Büyüyor: “Executive Assistant / Kişisel Operasyon Asistanı” Arıyoruz!

Çalışma şekli: Tam zamanlı – Hibrit ve gerektiğinde sahada

Lokasyon: İstanbul

Raporlama: C-Level

Houseng , hospitality, gayrimenkul ve teknoloji kesişiminde geliştirdiği yeni projelerle ekibini büyütüyor.

Bu kapsamda, yöneticisinin iş ve kişisel operasyonlarını tek merkezden takip edecek; alınan kararları hızlı, düzenli ve eksiksiz şekilde sonuca dönüştürecek tam zamanlı bir Yönetici Asistanı / Kişisel Operasyon Asistanı arıyoruz.

Bu pozisyon yalnızca takvim yöneten veya toplantı organize eden klasik bir asistanlık rolü değildir. Aradığımız kişi; kendisine verilen bir görevi tam kapsamlı olarak anlayan, ilgili kişilerle iletişime geçen, süreci sürekli takip eden ve iş tamamen sonuçlanana kadar konuyu bırakmayan güçlü bir uygulayıcı olacaktır.

Stratejik kararlar yönetici ekip tarafından alınırken; bu rolden beklenen güçlü uygulama, koordinasyon, takip ve sonuçlandırma disiplinidir.

Görev ve sorumluluklar

•⁠ ⁠Yöneticisinin tüm iş ve kişisel aksiyonlarını tek bir sistem üzerinden takip etmek

•⁠ ⁠Verilen görevleri önceliklendirmek, son tarihlerini belirlemek ve tamamlanana kadar izlemek

•⁠ ⁠Günlük takvimi, toplantıları, randevuları ve hatırlatmaları yönetmek

•⁠ ⁠E-posta, mesaj ve diğer iletişim kanallarındaki takip gerektiren konuları izlemek

•⁠ ⁠Gerektiğinde yöneticisi adına taslak mesajlar ve yazışmalar hazırlamak

•⁠ ⁠Toplantılar öncesinde gerekli bilgi ve belgeleri hazırlamak

•⁠ ⁠Toplantı sonrasında alınan kararları ve aksiyonları takip etmek

•⁠ ⁠Tedarikçiler, iş ortakları, hizmet sağlayıcılar ve destek ekipleriyle iletişimi yürütmek

•⁠ ⁠Teklif, rezervasyon, satın alma, randevu, evrak ve benzeri süreçleri organize etmek

•⁠ ⁠Yönetim kadrosunun programı ve günlük operasyonlarıyla ilgili görevleri takip etmek

•⁠ ⁠Houseng’in büyüyen ekibindeki idari ve operasyonel koordinasyona destek vermek

•⁠ ⁠Gerektiğinde diğer iş girişimleriyle ilgili operasyonel görevleri yürütmek

•⁠ ⁠Yurt içi ve yurt dışı iş seyahatlerinin planlama ve organizasyonuna destek olmak, gerektiğinde seyahatlere katılmak

•⁠ ⁠Her gün tamamlanan, devam eden ve bekleyen işler hakkında kısa ve net durum raporu sunmak

•⁠ ⁠Erişilen tüm kişisel ve ticari bilgilerin gizliliğini eksiksiz biçimde korumak

Aradığımız çalışma yaklaşımı

•⁠ ⁠Sürekli hatırlatma beklemeden işleri takip edip sonuçlandırmak

•⁠ ⁠Verilen görevleri dikkatle dinlemek, doğru not almak ve eksiksiz uygulamak

•⁠ ⁠Aynı anda birden fazla konuyu düzenli biçimde takip edebilmek

•⁠ ⁠“İlettim” veya “sordum” demekle yetinmeyip sonuç alıncaya kadar süreci takip etmek

•⁠ ⁠Yoğun dönemlerde ve gerçek acil durumlarda esnek çalışmaya uyum sağlayabilmek

•⁠ ⁠Gerektiğinde evden, ofisten, sahadan veya bulunduğu farklı bir lokasyondan çalışabilmek

•⁠ ⁠Hata veya gecikme ihtimalini önceden fark ederek zamanında bilgi vermek

•⁠ ⁠Yüksek gizlilik, güvenilirlik ve kişisel sorumluluk bilinciyle hareket etmek

•⁠ ⁠Kısa süreli bir iş yerine uzun vadeli bir çalışma ilişkisi ve kariyer aramak

Aradığımız profil

•⁠ ⁠En az 2 yıl düzenli iş tecrübesine sahip

•⁠ ⁠Önceki işlerinde güçlü devamlılık ve güvenilir referanslar gösterebilen

•⁠ ⁠Türkçeyi yazılı ve sözlü olarak düzgün kullanabilen

•⁠ ⁠Bilgisayar, akıllı telefon, takvim, e-posta ve ofis uygulamalarını rahat kullanabilen

•⁠ ⁠Dijital araçları ve yapay zekâ uygulamalarını öğrenmeye açık

•⁠ ⁠İstanbul içinde gerektiğinde hareket edebilecek

•⁠ ⁠Yurt içi ve yurt dışı seyahat engeli bulunmayan

•⁠ ⁠Aktif araç kullanabilmesi tercih sebebi olan

•⁠ ⁠Eğitim unvanından çok çalışma disiplinine, karaktere ve gelişim isteğine güvenen

•⁠ ⁠Uzun vadede Kurucu Ekip ile birlikte gelişmek ve artan sorumluluklar üstlenmek isteyen

İngilizce bilmek işe giriş aşamasında zorunlu değildir. Ancak adayın İngilizce öğrenmeye ve kendisini sürekli geliştirmeye istekli olması beklenmektedir. Deneme süresini başarıyla tamamlayan ekip üyemize ücretsiz Business English dersleri sağlanacaktır.

Bu rol kimler için uygun değildir?

•⁠ ⁠Yalnızca standart ve değişmeyen bir görev tanımıyla çalışmak isteyenler

•⁠ ⁠Takip edilmeden işlerini tamamlamakta zorlananlar

•⁠ ⁠Sık iş değiştiren veya bu pozisyonu kısa süreli bir geçiş olarak görenler

•⁠ ⁠Mesai ve görev esnekliğine tamamen kapalı olanlar

•⁠ ⁠İşin genel çıktısından ziyade yalnızca kendi yaptığı küçük parçadan sorumlu olmak isteyenler

Houseng’de sizi neler bekliyor?

•⁠ ⁠🏢 İstanbul’un en prestijli ofislerinden birinde çalışma imkânı

•⁠ ⁠☕️ Gün boyunca kahve, çay ve diğer ikramlar

•⁠ ⁠🍕🍷 Haftada bir gün Italian Happy Hour

•⁠ ⁠🤖 Yapay zekâ ve yapay zekâ tabanlı uygulamalara ücretsiz erişim

•⁠ ⁠📖 Deneme süresi sonrasında ücretsiz Business English dersleri

•⁠ ⁠🧑‍🧑‍🧒‍🧒 Sürekli gelişime açık ve kendisini büyümeye adamış iş arkadaşlarıyla birlikte çalışma ortamı

•⁠ ⁠👩‍🎓 Doğrudan Kurucu Ekip ile çalışma ve hızlı öğrenme imkânı

•⁠ ⁠🏨📱Hospitality, gayrimenkul, teknoloji ve girişimcilik alanlarında geniş deneyim kazanma fırsatı

•⁠ ⁠🌐 Üst düzey iş görüşmelerine katılarak iş dünyasını yakından tanıma ve kişisel network’ünü geliştirme imkânı

•⁠ ⁠🛫 Yurt içi ve yurt dışı iş seyahatlerine katılma fırsatı

•⁠ ⁠⤴️ Yetkinliklere göre giderek büyüyen görev ve sorumluluk alanı

•⁠ ⁠🤝 Performans, güven ve devamlılık üzerine kurulu uzun vadeli bir kariyer

•⁠ ⁠💡Houseng’in büyüme yolculuğunun erken döneminde ekibe katılma imkânı

•⁠ ⁠🐶🐈 Patili dostlarımızın da yer aldığı, evcil hayvan dostu bir ofis ortamı

Başvuru

Başvurunuzda özgeçmişinizle birlikte aşağıdaki soruların kısa yanıtlarını paylaşmanızı rica ediyoruz:

1.⁠ ⁠Son iki işinizde ne kadar süre çalıştınız ve ayrılma nedeniniz neydi?

2.⁠ ⁠Daha önce size verilen ve baştan sona takip ederek sonuçlandırdığınız bir işe örnek verebilir misiniz?

3.⁠ ⁠Neden doğrudan bir kurucuya bağlı, yoğun ve uzun vadeli bir çalışma modeli istiyorsunuz?

4.⁠ ⁠İstanbul’da hangi ilçede yaşıyorsunuz?

5.⁠ ⁠Yurt içi ve yurt dışı seyahatlere katılmanıza engel bir durum bulunuyor mu?

6.⁠ ⁠İşe başlayabileceğiniz tarih ve ücret beklentiniz nedir?

İşe alım sürecinin ilerleyen aşamalarında adaylardan referans istenecek ve referans kontrolü yapılacaktır.

Houseng olarak yalnızca yeni bir ekip üyesi değil; güvene, disipline ve uzun vadeli gelişime dayanan güçlü bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

Başvurularınızı Linkedin üzerinden ve hello@houseng.co adresine mail atarak yapmanızı rica ederiz.