مدير تنفيذي لمكتب الرئيس التنفيذي Executive Director – CEO Office

هدف الوظيفة :

يتولى مدير تنفيذي مكتب الرئيس التنفيذي إدارة المراسلات والاتصالات لضمان تصنيفها وإدارتها بفعالية، وقيادة عمليات اللوجستيات والبروتوكولات لدعم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بمعالي الرئيس التنفيذي. بالإضافة إلى تطوير استراتيجيات لإدارة العمليات التنفيذية وتنظيم الاجتماعات، والإشراف على متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من الرئيس التنفيذي.

المهام و المسؤوليات الوظيفية :

• وضع استراتيجيات شاملة لتصنيف وإدارة المراسلات والمعاملات الواردة والصادرة للرئيس التنفيذي بما في ذلك المراسلات العاجلة والمهمة والعادية
• الإشراف على تطوير السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة الاتصالات الهاتفية وجدولة المواعيد وفقاً للمعايير المحددة
• متابعة وضمان إعداد وإرسال ردود الرئيس التنفيذي على الاستفسارات الواردة في الوقت المحدد
• الإشراف على تطوير آليات فهرسة وتصنيف المراسلات والوثائق السرية وحفظها إلكترونياً وضمان إتلافها بالتنسيق مع الوثائق والمحفوظات والاتصالات الإدارية وفق الجدول الزمني المعتمد
• وضع استراتيجيات شاملة لحفظ ولتشفير جميع المستندات السرية إلكترونيًا ولإتلافها وفق الجدول الزمني المحدد
• التأكد من وجود نظام فعال للرد على الوثائق التي تتطلب موافقة أو توقيع الرئيس التنفيذي في الوقت المناسب
• وضع معايير لتقييم دعوات الفعاليات من الجهات المحلية والدولية وتصنيفها وفقاً لأولويتها وجدولتها بما يتناسب مع التزامات الرئيس التنفيذي
• الإشراف على إعداد الملخصات التفصيلية عن الفعاليات ومضمون اللقاءات المرتقبة وتقديمها للرئيس التنفيذي
• ضمان توفير جميع المتطلبات اللوجستية للاجتماعات والسفريات الخاصة بالرئيس التنفيذي، مع مراعاة كافة معايير الأمن والسلامة
• الإشراف على تنسيق البروتوكولات المحلية والدولية المتعلقة بدعوات الرئيس التنفيذي، وضمان التوافق مع العادات والبروتوكولات المعتمدة
• إدارة استقبال الضيوف والترحيب بهم نيابةً عن الرئيس التنفيذي والتأكد من توفير الدعم اللوجستي اللازم بالتنسيق مع إدارة الخدمات العامة
• إدارة إعداد قوائم الحضور وجدولة أعمال الاجتماعات والتحقق من إرسال الدعوات وجدول أعمال الاجتماعات لهم بالتنسيق مع مدير المكتب
• وضع استراتيجيات لتوفير وتحديث البنية التحتية اللوجستية المتقدمة لغرف الاجتماعات، وضمان تقديم كافة الخدمات المتقدمة واللازمة لدعم الفعاليات والاجتماعات
• مراجعة وإدارة محاضر الاجتماعات وضمان تنفيذ القرارات والخطوات التالية بكفاءة
• مراجعة الملفات والعروض الواردة للرئيس التنفيذي والتأكد من موائمتها للسياسات والأنظمة ومصفوفة الصلاحيات بالهيئة قبل العرض.
• إدارة وتوجيه التنسيق الاستراتيجي مع الجهات الداخلية والخارجية لضمان تنفيذ الأعمال بفعالية وكفاءة وفقاً لخطة العمل
• قيادة عمليات تطوير تقارير المتابعة الاستراتيجية الدورية (يومية/أسبوعية/شهرية) لمتابعة سير العمل، وتحديد المعوقات، وتقديم حلول تنفيذية لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف
• قيادة عملية تقييم المخاطر التي تم مواجهتها على المستوى الاستراتيجي والتوصية بخطط استجابة شاملة

وفعالة لضمان استمرارية الأعمال وتحقيق الأهداف المؤسسية

المؤهلات الوظيفية :

• بكالوريوس في الإدارة الأعمال أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها
• (يٌفضل) ماجستير في أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها
• 14 سنة فأكثر في مجال ذو صلة من ضمنها 6 سنوات على الأقل في منصب قيادي