Admin Officer - Documentation

Ang Admin Assistant – Documentation & Applicant Processing ay responsable sa end-to-end documentation at monitoring ng mga aplikante na nag-aapply para sa trabaho sa Europe. Siya ang pangunahing tagapangasiwa ng komunikasyon sa applicants, employers, at recruitment partners, at tinitiyak na lahat ng aplikante ay maayos, kumpleto, at napoproseso ayon sa requirements at timelines. Saklaw din ng posisyong ito ang documentation ng staff, company, partners, at contracts.

Mga Pangunahing Tungkulin at Responsibilidad:

• Pangasiwaan ang buong documentation process ng applicants para sa Europe job applications
• Siguraduhing lahat ng aplikante ay nakokolektahan, nare-review, at napoproseso ang required documents
• Makipag-ugnayan sa applicants para sa updates, follow-ups, kulang o expired na dokumento, at next steps
• Makipag-ugnayan sa employers at recruitment partners ukol sa status ng applicants, documentation, at processing updates
• Maghanda, mag-track, at mag-archive ng contracts at agreements (applicants, staff, employers, partners)
• Mag-set at mag-manage ng appointments (interviews, document submission, medical, embassy, employer schedules)
• Mag-monitor at mag-update ng application status ng bawat applicant sa internal tracking systems
• Pangasiwaan ang documentation ng staff (employment files, contracts, IDs, leave records)
• Pangasiwaan ang company at partner documents (licenses, permits, registrations, MOUs)
• Mag-maintain ng maayos na digital at physical filing system
• Siguraduhing sumusunod ang lahat ng dokumentasyon sa company policies, data privacy, at confidentiality standards
• Tumulong sa iba pang administrative at coordination tasks kung kinakailangan

Mga Kwalipikasyon:

• Graduate ng kahit anong course o may katumbas na karanasan sa admin, documentation, o recruitment
• May karanasan sa overseas recruitment o applicant processing (advantage)
• Maayos mag-organize, detail-oriented, at may strong follow-up skills
• Marunong gumamit ng MS Office / Google Workspace, email, at messaging tools
• May mahusay na communication skills sa Tagalog at English (written at verbal)
• Marunong mag-handle ng multiple applicants at deadlines

Mga Katangian na Hinahanap:

• Responsable at highly organized
• Proactive at marunong mag-monitor ng processes
• Marunong makipag-coordinate sa applicants, employers, at internal team
• Kayang magtrabaho kahit may pressure at high volume ng applicants
• May integridad at marunong mag-handle ng confidential information

Work Schedule / Setup:

• Full-time
• Office-based / On-site (depende sa setup ng kumpanya)

Job Type: Full-time

Pay: KD250.000 - KD300.000 per month